El propósito de este artículo es aclarar las dudas más frecuentes sobre el envío de datos de los huéspedes al AIMA-SIBA, así como explicar las herramientas disponibles para facilitar este proceso.
AIMA – Agencia para la Integración, Migraciones y Asilo
Qué es: AIMA es un organismo público portugués creado en 2023, encargado de la gestión de la inmigración y la integración de ciudadanos extranjeros en Portugal.
Función principal: Se ocupa de todos los asuntos relacionados con la residencia legal y la integración de extranjeros, incluyendo la emisión de permisos de residencia y los procesos de reunificación familiar.
Significado del acrónimo: Agencia para la Integración, Migraciones y Asilo.
SIBA – Sistema de Información de Boletines de Alojamiento
Qué es: SIBA es un sistema electrónico utilizado por los establecimientos de alojamiento, como hoteles, hostales y viviendas de alquiler, para registrar y comunicar los datos de sus huéspedes extranjeros.
Función principal: Permite que los datos de los huéspedes se envíen de forma segura a las autoridades portuguesas, cumpliendo con un requisito legal obligatorio para todos los alojamientos que reciben extranjeros.
Significado del acrónimo: Sistema de Información de Boletines de Alojamiento.
Cómo funcionan juntos AIMA y SIBA
AIMA gestiona los asuntos de inmigración y residencia, asegurando que los ciudadanos extranjeros cumplan con la normativa portuguesa.
SIBA sirve como la herramienta tecnológica para que los alojamientos comuniquen la entrada de estos ciudadanos de manera segura y eficiente.
Juntos, AIMA/SIBA garantizan que la información sobre los huéspedes extranjeros esté correctamente registrada y que las obligaciones legales de los establecimientos se cumplan sin complicaciones.
¿Por qué los alojamientos deben comunicarse con AIMA/SIBA?
Según la normativa vigente, el registro de huéspedes tiene como objetivo controlar la presencia de ciudadanos extranjeros en territorio portugués.
"Las empresas que gestionen establecimientos hoteleros, alojamientos turísticos o conjuntos turísticos, así como cualquier entidad que proporcione alojamiento a ciudadanos extranjeros a título oneroso, están obligadas a comunicarlo, en un plazo de tres días hábiles, mediante boletín de alojamiento, al AIMA/SIBA o, en localidades donde este no exista, a la Guardia Nacional Republicana o a la Policía de Seguridad Pública."
¿Cómo puedo recopilar los datos de los huéspedes?
Existen dos modos para la recopilación de datos, manual y automático, con el objetivo de facilitar la gestión del alojamiento:
1. Modo Manual
El propio establecimiento se encarga de recoger los datos directamente del huésped.
2. Modo Automático (Fast Check-in de AvaiBook)
AvaiBook ha desarrollado Fast Check-in, una herramienta intuitiva y funcional que permite:
Realizar 3 intentos automáticos de recopilación de datos del huésped: 10, 5 y 2 días antes del check-in.
Si el huésped no completa sus datos, el alojamiento es responsable de recopilarlos manualmente.
El registro de huéspedes es una obligación legal para los alojamientos turísticos en Portugal. Con herramientas como Fast Check-in de AvaiBook, la recopilación, verificación y envío de datos a AIMA/SIBA se vuelve rápida, segura y automática, permitiendo que los gestores se concentren en ofrecer una mejor experiencia al huésped sin preocuparse por la burocracia.
Verificación y envío de datos a AIMA/SIBA
Una vez que el huésped haya completado los datos solicitados por Fast Check-in:
El alojamiento debe verificar los datos en el momento del check-in antes de enviarlos a AIMA/SIBA.
Envío automático:
El establecimiento debe estar previamente registrado en AIMA/SIBA.
Solo es necesario ingresar los datos de usuario de AIMA/SIBA en la configuración de AvaiBook.
Con un solo clic, los partes de entrada de los huéspedes se enviarán automáticamente.
¿Qué datos se envían a AIMA/SIBA?
Los datos requeridos incluyen:
Nombre completo
Número de documento de identificación
Nacionalidad
Fecha de nacimiento
Fecha de entrada y salida
Otros datos según la normativa
Además, hay dos campos opcionales:
Local de nacimiento
Local de residencia
Fuente: SIBA – Modos de envío
Alterar o modo de envio dos boletins de alojamento
Para que a AvaiBook possa comunicar os boletins ao SIBA, precisa fazer o pedido de alteração do modo de envio para o WebService:
Para solicitar a alteração do modo de envio, deve enviar o pedido para o endereço de e-mail: siba@ssi.gov.pt.
No pedido, é necessário indicar:
NIF (Número de Identificação Fiscal) do estabelecimento
Nome e número do estabelecimento
Motivo pelo qual deseja alterar o modo de envio
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