Con AvaiBook puedes crear contratos de alquiler vacacional vinculados a tus reservas, personalizarlos y gestionarlos automáticamente con la funcionalidad de Fast Check-in.
Esta herramienta te permite generar contratos legales adaptados a cada reserva, agilizarlos durante el proceso de check-in y garantizar mayor seguridad y profesionalidad en tus alojamientos.
¿Qué ventajas tiene esta herramienta?
Agiliza el check-in de tus reservas (especialmente con Fast Check-in).
Crea contratos personalizados para cada uno de tus alojamientos.
Usa tu propio diseño o escoge entre nuestras plantillas básicas, completas o extensas.
Generación automática del contrato con firma digital del huésped en el momento del check-in.
Adjunta el contrato a tus plantillas de emails.
Adaptación del contenido legal según el país del alojamiento.
Firma del anfitrión integrada con el parámetro
#firma_alojamiento#.
¿Cómo se configura un contrato de arrendamiento?
Accede a Alojamientos > Mis alojamientos.
Entra en la ficha del alojamiento y ve al módulo Fast Check-in.
Activa la opción delante de Activar contratos.
Selecciona una de las opciones que te proponemos. Vas a poder crear un contrato desde cero o escoger entre un modelo completo, estándar/simple o el extenso.
En estas plantillas verás que tienes incluidos muchos #parámetros# que se completarán con la información principal de tus reservas:
Añade el nombre del contrato.
Inserta tu logotipo (debe estar configurado previamente en la personalización del motor)
Firma con el ratón o inserta el parámetro
#firma_alojamiento#
Guarda y, si lo deseas, previsualiza o envía una prueba al correo asociado a tu cuenta.
Puedes copiar o duplicar el contrato en otros alojamientos desde:
¿Cómo se genera y firma el contrato?
Hay dos formas principales:
1. Firma automática con Fast Check-in
El huésped accede al formulario de check-in.
Visualiza y firma el contrato digital junto al parte de entrada.
2. Firma manual desde la reserva
Ve a Planning > Reservas > Detalles de reserva > Fast Check-in.
En el apartado de "Huéspedes y Check-in", edita la información.
Desde allí puedes visualizar y aceptar el contrato.
Si modificas cualquier dato del viajero, el contrato anterior se elimina y debe volver a firmarse, por lo que el sistema te notificará mostrando el siguiente mensaje:
El contrato se generará con el viajero principal, pero, si lo necesitas, tienes la opción de generar un contrato adicional para el resto de tus viajeros.
Una vez se haya generado el contrato, puedes enviar una copia al correo electrónico que desees o descargarlo:
¿Cómo envío el contrato al viajero por email?
Puedes automatizar el envío de contratos por correo electrónico tras la firma.
Si deseas que el viajero reciba el contrato tras su aceptación, es necesario contar con una plantilla de email creada y tener activada la opción “Adjuntar contratos de arrendamiento”.
De este modo, el sistema enviará automáticamente el contrato cuando el viajero haya completado el fast check-in, firmado y marcado la aceptación del contrato.
Configura una plantilla desde Conversaciones > Emails automáticos.
Marque la casilla "Adjuntar contratos de arrendamiento".
Establece una regla de envío.
⚠️Si se marca la opción “Adjuntar contratos de arrendamiento” en una plantilla de email, cualquier archivo adjunto adicional incluido en esa misma plantilla será eliminado automáticamente. Estas dos configuraciones no son compatibles simultáneamente.
Para enviar archivos adjuntos distintos al contrato, es necesario crear una plantilla separada destinada exclusivamente a ese envío: Guía de configuración: Emails automáticos.
¿Dónde encuentro todos mis contratos?
Todos los contratos generados están disponibles para descarga en:
Planning > Reservas
Desde allí puedes acceder, descargar y enviar los documentos a cualquier dirección de correo electrónico.
Importante
Esta funcionalidad está disponible para usuarios con plan Pro.
Para que funcione, el módulo de Fast Check-in debe estar activado.
Si no se genera el contrato, asegúrate de tener bien configurado el alojamiento y de que el viajero ha completado el check-in digital.
Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!