¿Cómo gestionar el Check-in y el Check-out de mis reservas?

¿Necesitas coordinar los horarios de check-in, check-out y limpieza de tu equipo? AvaiBook te lo pone fácil.

Accede a la sección "Check-in/out" en el apartado "Planning" y filtra las tareas por tipo, periodo, alojamiento, zona o empleado. ¡Encuentra rápidamente lo que buscas!

AvaiBook organiza tus tareas de recepción y limpieza en cuatro columnas clave:

Recepción: Muestra entradas (verde) y salidas (rojo), con fecha, hora y empleado asignado.
Reserva: Detalla información como número de noches, ID de reserva, estado del Fast Check-in, datos del viajero y alojamiento.
Limpieza: Similar a recepción, indica fecha, hora y empleado para la tarea de limpieza.
Acciones: Permite enviar emails y editar tareas para una mejor organización.

Aquí puedes asignar manualmente el empleado, la fecha y la hora de la tarea.

Importante: los empleados mostrados dependen de la configuración inicial del alojamiento. Si "Emilia" está limitada a un alojamiento, no la verás en otros. Para evitar esto, configura a tus empleados para "todos los alojamientos o para los relevantes."

Añade notas a las tareas para detalles relevantes. Estas notas serán visibles en la pantalla principal al hacer clic en el icono de información (ver imagen). Además, puedes enviar un email al empleado con la tarea, incluyendo las notas y un resumen de la reserva, usando el icono de mensajería.

Si olvidaste enviar el correo al editar la tarea, no te preocupes. Puedes hacerlo después desde la pantalla principal, haciendo clic en el icono de correo junto a la tarea. Recuerda que para esto, primero debes crear los empleados e incluir su dirección de correo.

¿Cómo puedo gestionar mi personal?

Organiza tu equipo (recepción, limpieza) y tareas (check-in/out) fácilmente en AvaiBook.

Para crear o editar empleados:

Ve a "Planning" > "Check-in/out"
Haz clic en "Gestionar Personal"

Funcionalidades:

Crear empleados: Añade nombre, email (para avisos automáticos), cargo (recepción/limpieza) y alojamiento.
Editar/Eliminar: Modifica o elimina empleados existentes.
Avisos: Activa, notificaciones automáticas.
Auto-asignación: Automatiza la asignación de tareas.
iCal: Opción para compartir calendarios.

¿Qué es el auto asignado?

Auto-asignación: Asigna automáticamente tareas de recepción y limpieza a tu personal.

Recepción: Designa recepcionistas fijos para alojamientos específicos. Al recibir reservas, las tareas se asignan automáticamente.
Limpieza: Programa la limpieza según tus necesidades. Por ejemplo, 2 horas después del check-out. Si el check-out es a las 12:00, la limpieza se asignará a las 14:00.

Puntos clave sobre la auto-asignación y la gestión de empleados:

Limitaciones de auto-asignación:
- Solo un recepcionista y un limpiador auto-asignados por alojamiento/os.
- El sistema evita duplicidades.
Configuración de alojamientos:
- "Autoasignado" sin alojamientos marcados: aplica a todos.
- "Autoasignado" con alojamientos marcados: aplica solo a esos.
- Sin "autoasignado": marca todos los alojamientos relevantes para la asignación manual.
Recomendación:
- Marca los alojamientos donde un empleado podría trabajar para facilitar la asignación manual de tareas.

En resumen:

La función de auto-asignación tiene restricciones para evitar conflictos.
La configuración de alojamientos determina dónde se aplica la auto-asignación o dónde aparece un empleado para la asignación manual.
Es importante tener clara la diferencia entre el uso de la auto-asignación, y la asignación manual, y como la configuración de los alojamientos, influye directamente en ambas opciones.

¿Y puedo automatizar también los correos?

Notificaciones Automáticas y Manuales para Empleados:

Avisos automáticos:

Activa la opción “Avisar” para que los empleados reciban un correo diario a las 7 am con sus tareas de los próximos tres días.

Notificaciones manuales:

Si prefieres, envía correos individualmente desde la pantalla principal de "Check-in/out".

¿Cómo puedo compartir mi calendario de tareas?

Comparte y Sincroniza las Tareas de tu Equipo con Calendarios iCal:

Mantén a tu equipo organizado:

Comparte las tareas de limpieza y recepción con tus empleados, permitiéndoles acceder a su agenda diaria desde sus dispositivos móviles u ordenadores.
Sincroniza las tareas con calendarios populares como Google Calendar mediante el formato iCal.

¿Cómo obtener el calendario iCal?

Ve a: Planning > Check-in/out > Gestionar personal.

Genera un enlace iCal para compartir las tareas de tus empleados en Google Calendar:

En la columna "acciones" de la sección "Mi personal", haz clic en el icono de calendario para copiar la URL iCal.
Este enlace permite a tus empleados importar sus tareas de AvaiBook directamente a Google Calendar.

Envía el enlace iCal a tu empleado, quien tendrá que importarlo siguiendo estos pasos:

Acceder a Google Calendar
Hacer clic en la sección Otros calendarios (1)
seleccionar la opción Desde URL (2).

En la siguiente pantalla, únicamente habrá que pegar la URL de AvaiBook en el campo que te da Google.

Haz clic en Añadir calendario, y ¡listo!

Una vez sincronizado, tu empleado verá sus tareas en el calendario. El calendario mostrará las tareas desde 7 días antes hasta 28 días después de la fecha actual.

Aprende a usar Check-in/out de forma sencilla y eficiente con esta formación