AvaiBook ofrece diversas opciones para gestionar tus reservas de forma manual, adaptándose a las necesidades de tus viajeros y a tu operativa. A continuación, te explicamos cómo crear:
Una reserva confirmada
Una reserva pendiente de pago online (pre-reserva)
Una invitación de reserva
En esta página, los campos se presentan en un formato tipo ficha (sticker) que te guía paso a paso en la creación de una reserva. Cada bloque (datos del huésped, extras, política de cancelación, condiciones de pago…) es desplegable y editable, lo que permite una experiencia más ordenada y visual. A medida que vas completando los datos, el resumen de la reserva se actualiza automáticamente a la derecha para que tengas toda la información clave a la vista.
Crear una reserva manual
Durante el proceso de creación de una reserva manual, deberás completar una serie de secciones con la información del huésped, y las condiciones correspondientes.
El procedimiento es el mismo en ambos casos, con la excepción de la sección Condiciones de Pago, donde deberás elegir entre dos opciones: Pendiente de pago online o Confirmada.
Si eliges Pendiente de Pago, la reserva permanecerá en espera hasta que el viajero complete el proceso de pago, momento en el cual el sistema la confirmará automáticamente.
Si seleccionas Reserva Confirmada, la reserva quedará confirmada en el momento de su creación.
A continuación, te explicamos en detalle cómo funciona cada una de estas opciones.
Reserva confirmada
Ideal cuando el viajero ya ha confirmado su estancia y deseas registrar la reserva directamente en el sistema.
Pasos:
Accede al botón + Crear reserva, lo encontrarás siempre localizado a la derecha en la esquina superior.
Selecciona las fechas de entrada y salida.
Haz clic en Disponibilidad.
Seleccione el alojamiento.
Clique en Reservar.
En el siguiente paso, completa los datos solicitados, información del viajero e incluso puede añadir datos adicionales clicando en Ver / ocultar campos adicionales.
Consideraciones sobre reservas manuales
Cuando se crea una reserva de manera manual en el sistema, no se envía automáticamente ningún mensaje de confirmación al viajero. Por lo tanto, si deseas automatizar este proceso, es fundamental:
Crear una plantilla de email destinada a la confirmación de reservas.
Configurar la regla de envío asociada a la plantilla, indicando cuándo debe ser enviada al viajero.
En la guía siguiente encontrarás los pasos detallados para crear la plantilla y configurar la regla de envío:
Recomendación:
Establecer la regla de envío a 0 días después de la confirmación de la reserva. De este modo, cuando la reserva se cree, el sistema la considerará confirmada y enviará automáticamente la plantilla al viajero.
Asegúrate de que la dirección de email del viajero esté registrada en la ficha de la reserva, para que el correo pueda ser entregado correctamente.
Extras:
Si tienes extras configurados, el sistema mostrará marcados aquellos que son obligatorios, mientras que los opcionales aparecerán sin marcar.
Política de cancelación:
Por defecto, se aplicará la política de cancelación configurada en la ficha del alojamiento. Sin embargo, si deseas establecer una diferente, puedes hacerlo modificándola de forma manual.
Condiciones de pago:
En la sección Condiciones de pago, el sistema te mostrará dos opciones.
Para la creación de una reserva manual, debes seleccionar la opción Confirmada.
Al hacerlo, el sistema considerará la reserva confirmada de inmediato una vez que selecciones esta opción y hagas clic en el botón Crear reserva.
Además, al elegir Confirmada, el sistema habilitará la opción que permite solicitar al huésped sus datos de tarjeta a través de un enlace enviado por correo electrónico.
Por lo tanto, si deseas obtener esta información, debes marcar el check correspondiente.
En la parte derecha encontrarás un resumen que te permitirá revisar o modificar la información relacionada con el precio, la tasa turística e incluso asignar etiquetas de colores, si las tienes configuradas, para identificar la reserva en el calendario según tu propio criterio.
Esta operación dejará la reserva confirmada en su calendario (aparecerá en verde), sin que el huésped tenga que realizar ningún pago previo a través de AvaiBook.
Crear una reserva Pendiente de pago online (Pre-Reserva)
Útil cuando deseas bloquear fechas temporalmente mientras el viajero confirma su reserva realizando el pago del anticipo.
Pasos:
Accede al botón + Crear reserva, lo encontrarás siempre localizado a la derecha en la esquina superior.
Selecciona las fechas de entrada y salida.
Haz clic en Disponibilidad.
Seleccione el alojamiento.
Clique en Reservar.
En el siguiente paso, completa los datos solicitados, información del viajero e incluso puede añadir datos adicionales clicando en Ver / ocultar campos adicionales.
Extras:
Si tienes extras configurados, el sistema mostrará seleccionados aquellos que son obligatorios, mientras que los opcionales aparecerán sin marcar.
Política de cancelación:
Por defecto, se aplicará la política de cancelación configurada en la ficha del alojamiento. Sin embargo, si deseas establecer una diferente, puedes hacerlo modificándola de forma manual.
Condiciones de pago:
En la sección Condiciones de pago, el sistema te mostrará dos opciones.
Para la creación de una reserva pendiente, debes seleccionar la opción Pendiente de pago online.
📌 Para poder utilizar la opción Pendiente de Pago Online, es necesario contar con todos los datos del huésped completos.
Si en la sección Datos huésped falta algún campo por rellenar, el sistema no permitirá continuar con la creación de la reserva. Por ello, asegúrate de tener toda la información del viajero antes de seleccionar esta opción.
Al seleccionar la opción Pendiente de Pago Online, la reserva solo se confirmará automáticamente una vez que el huésped haya completado el pago a través del enlace que recibirá por correo electrónico.
Por defecto, el sistema establece la fecha de solicitud como Nunca. No obstante, puedes hacer clic en el campo correspondiente y seleccionar en el desplegable otro plazo, con un máximo de 7 días, para ofrecer al viajero un límite de tiempo en el que podrá completar el pago.
🔹 Recomendación: establecer un plazo de 24 horas (1 día) suele ser lo más eficaz, ya que, si el viajero está realmente interesado en realizar la reserva, completará el proceso de pago tan pronto reciba las indicaciones.
Si transcurrido ese plazo el huésped no realiza el pago, la solicitud de reserva se anulará automáticamente.
Además, el sistema habilita una casilla opcional que puedes marcar si deseas recibir una copia del correo electrónico que se enviará al huésped con las instrucciones para completar el pago.
En la parte derecha encontrarás un resumen que te permitirá revisar o modificar la información relacionada con el precio, la tasa turística e incluso asignar etiquetas de colores, si las tienes configuradas, para identificar la reserva en el calendario según tu propio criterio.
Esta operación dejará la reserva pendiente de pago por parte del huésped, y en tu calendario aparecerá en color naranja.
Una vez que el huésped haya completado el pago, la reserva se confirmará automáticamente y pasará a mostrarse en color verde.
📝 Anular una solicitud pendiente de pago
Si por alguna razón has creado una reserva pendiente de pago y necesitas anularla manualmente, puedes hacerlo accediendo a la ficha de la reserva y seleccionando el botón Anular, disponible al final de la página.
Crear una invitación de reserva
Permite enviar al viajero una propuesta de reserva sin compromiso. Si el viajero acepta la oferta, la reserva se confirmará automáticamente.
Pasos:
Desde el menú principal, haz clic en Invitación a reserva.
2. Completa los datos solicitados y haz clic en Enviar oferta.
3. Selecciona una de las dos opciones:
Opción 1: Sin bloqueo de calendario → Las fechas permanecerán disponibles hasta que el viajero acepte la oferta.
Opción 2: Con bloqueo de calendario → Las fechas se bloquearán temporalmente hasta que el viajero acepte o rechace la oferta.
Si eliges la primera opción, no se bloqueará el calendario mientras esté vigente la oferta, algo que sí ocurrirá con la segunda.
A continuación, solo necesitas:
Seleccionar el alojamiento al que asignas la invitación
Indicar las fechas propuestas
(Opcional) Aplicar una oferta creada previamente. Si no eliges una tarifa especial, se aplicará automáticamente el precio de temporada configurado en tu calendario
Cuando hayas completado toda la información, haz clic en Enviar invitación para finalizar el proceso.
Video
✨ Nueva mejora en la experiencia de uso
✨Con la nueva visualización de la página de creación de reservas, el resumen del importe, fechas, noches y demás información se mantiene siempre visible en el lateral derecho de la pantalla. Así, mientras haces scroll por la página, podrás consultar esta información en todo momento sin perderla de vista.
Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!