Para ayudarte a identificar rápidamente las reservas con importes pendientes que requieren una revisión o gestión, AvaiBook incorpora una nueva funcionalidad de avisos de cobro pendiente.
⚡ Con esta funcionalidad podrás identificar las reservas con cobros pendientes, priorizar aquellas que requieren una atención más inmediata y acceder directamente a su gestión desde la página de inicio, el Calendario Multiplanning o la app.
De este modo, reducirás el tiempo dedicado a revisar manualmente las reservas y minimizarás el riesgo de impagos.
⚠️ Que una reserva tenga un importe pendiente no significa siempre que debas cobrarlo inmediatamente. AvaiBook también tiene en cuenta la disponibilidad de una tarjeta, las reglas de cobro programadas, el origen de la reserva, el modelo de pago del portal y el momento en el que se encuentra la estancia.
¿Dónde encontrarás los avisos?
Los avisos de Reservas pendientes de pago están disponibles en:
🏠 La página de inicio (Home).
📅 El Calendario Multiplanning.
📱 La app de AvaiBook.
Desde cualquiera de estas ubicaciones podrás consultar las reservas pendientes y acceder directamente a su ficha para revisar o gestionar el cobro.
¿Qué tiene en cuenta AvaiBook para mostrar y priorizar un aviso?
AvaiBook analiza distintos elementos de la reserva para mostrarte la información y las acciones más adecuadas en cada momento:
El importe pendiente de cobro.
El estado de la reserva.
La existencia y el estado de una tarjeta asociada.
Las reglas de cobro programadas.
El origen de la reserva y su modelo de pago.
El vencimiento de la política de cancelación.
La proximidad de la fecha de entrada.
Si la estancia todavía no ha comenzado, se encuentra en curso o ya ha finalizado.
Por este motivo, los avisos y las acciones disponibles pueden variar de una reserva a otra, aunque ambas tengan un importe pendiente.
Página de inicio (Home)
La Home incorpora una nueva sección denominada Reservas pendientes de pago, donde se muestran las reservas que requieren una acción prioritaria.
Cada aviso incluye:
Nivel de urgencia.
Huésped y alojamiento.
Fecha de check-in.
Importe pendiente.
Motivo del aviso.
Acceso directo mediante el botón Gestionar cobro.
Al pulsar sobre Gestionar cobro, AvaiBook abrirá directamente la ficha de la reserva para que puedas revisar la información y completar la gestión correspondiente.
Si no existen avisos
La sección seguirá apareciendo en la página de inicio indicando que no existen reservas con pagos pendientes:
Si existen más de cinco avisos
Cuando haya más de cinco reservas pendientes, la sección mostrará las primeras y podrás consultar el resto mediante la opción Ver más.
Plegar o desplegar la sección
Si prefieres disponer de una página de inicio más limpia, puedes ocultar el contenido de esta sección haciendo clic en el icono situado en la esquina superior derecha.
Podrás volver a desplegarla en cualquier momento.
Volver a la página de inicio
Siempre que quieras consultar nuevamente estos avisos, solo tendrás que hacer clic en el logotipo de AvaiBook, situado en la esquina superior izquierda.
Gestiona los pagos pendientes desde la ficha de la reserva
Al pulsar Gestionar cobro desde la página de inicio o el Calendario Multiplanning, accederás directamente a la ficha de la reserva.
En la parte superior encontrarás un resumen que te permitirá consultar rápidamente:
El importe que queda pendiente de cobro.
La acción más adecuada en ese momento: cobrar ahora, compartir un Pay by Link o programar reglas de cobro.
El estado de la tarjeta asociada a la reserva.
El detalle de los pagos realizados y pendientes.
Las opciones disponibles se adaptarán al estado de los pagos y a la información de la reserva.
De esta manera, podrás pasar del aviso a la gestión del cobro y saber qué acción realizar sin necesidad de revisar manualmente todos los movimientos de la reserva.
¿Qué situaciones puedes encontrar?
El resumen de pagos se adapta automáticamente a las características y al estado de cada reserva. A continuación, te mostramos las situaciones más habituales.
Reserva con importe pendiente y sin tarjeta asociada
Cuando una reserva tenga un importe pendiente y no disponga de una tarjeta asociada, AvaiBook te indicará las opciones disponibles para gestionar el cobro.
Si tienes un anticipo configurado, pero no existe una tarjeta asociada, no será posible ejecutar el cobro automático sobre esa tarjeta. En este caso, puedes solicitar el pago al viajero mediante Pay by Link.
Ejemplo de una reserva con importe pendiente, anticipo configurado y sin tarjeta asociada.
Si tampoco has configurado un anticipo o una regla de cobro, deberás decidir cómo gestionar el importe pendiente desde la ficha de la reserva.
Ejemplo de una reserva con importe pendiente, sin tarjeta asociada y sin anticipo configurado.
También puedes encontrar reservas confirmadas que no disponen de una tarjeta asociada. En ese caso, revisa el origen de la reserva y las opciones de cobro disponibles antes de realizar cualquier gestión.
Ejemplo de una reserva confirmada sin tarjeta asociada.
Reserva con tarjeta asociada y sin reglas de cobro programadas
Disponer de una tarjeta asociada no significa que el importe pendiente vaya a cobrarse automáticamente. Para ello, debe existir una regla o una operación de cobro programada.
Si la reserva tiene una tarjeta, pero no existen reglas programadas, AvaiBook te mostrará las acciones disponibles para que puedas gestionar el importe pendiente.
Ejemplo de una reserva con tarjeta asociada, pero sin reglas de cobro programadas.
Reserva con reglas de cobro programadas
Cuando existan reglas de cobro programadas, el resumen te permitirá comprobar qué importes se han cobrado y qué operaciones están previstas.
Antes de realizar un cobro manual, revisa siempre las reglas programadas para evitar duplicar operaciones.
Ejemplo de una reserva con tarjeta asociada y reglas de cobro programadas.
Reservas procedentes de portales
En las reservas procedentes de portales, el modelo de pago puede variar. En algunos casos, el portal cobra directamente al viajero y, en otros, facilita un método de pago para que el alojamiento gestione el cobro.
Por este motivo, que una reserva muestre un importe pendiente en AvaiBook no significa necesariamente que el viajero no haya pagado al portal. Antes de realizar cualquier cobro, comprueba siempre las condiciones de pago de la reserva.
Ejemplo de la información mostrada en una reserva procedente de Airbnb.
Ejemplo de una reserva de Booking.com con modalidad de pago PREPAID.
Reservas con tarjeta virtual
Algunos portales, como Booking.com, pueden facilitar una tarjeta virtual para gestionar el cobro de la reserva.
En estos casos, es importante comprobar:
Si la tarjeta virtual ya se encuentra activa.
La fecha a partir de la cual puede utilizarse.
Si existen reglas de cobro programadas.
El importe disponible en la tarjeta.
Las condiciones de pago comunicadas por el portal.
Si existen reglas programadas, podrás consultarlas desde el resumen de pagos:
Ejemplo de una reserva de Booking.com con tarjeta virtual y reglas programadas.
Si la tarjeta virtual está activa, pero no existen reglas programadas, deberás revisar las opciones disponibles para gestionar el cobro:
Ejemplo de una tarjeta virtual activa sin reglas de cobro programadas.
Puedes consultar más información en nuestro artículo sobre tarjetas virtuales: qué son y cómo funcionan.
¿Cómo se establece la prioridad de los avisos?
El nivel de prioridad puede variar según el momento en el que se encuentre la reserva.
Una reserva con importe pendiente puede no requerir una actuación urgente si todavía no se acerca ninguna fecha crítica:
A medida que se aproximan o superan determinadas fechas, el aviso puede adquirir mayor relevancia.
Política de cancelación vencida
Cuando haya finalizado el periodo establecido en la política de cancelación y todavía exista un importe pendiente, el aviso te permitirá identificar la situación y revisar el cobro.
Fecha de entrada próxima
Si la fecha de entrada está próxima y todavía existe un importe pendiente, será recomendable revisar la reserva para evitar que el huésped llegue sin que el pago esté regularizado.
Estancia iniciada
Cuando la estancia ya haya comenzado y continúe existiendo un importe pendiente, el aviso te permitirá localizar rápidamente la reserva y revisar su situación.
Estancia finalizada
Si la estancia ya ha finalizado y todavía existe un importe pendiente, podrás acceder a la reserva para revisar los pagos y realizar las gestiones necesarias.
¿Qué sucede si la reserva ya está cobrada o cancelada?
Cuando una reserva esté completamente cobrada, el resumen mostrará que no existen importes pendientes de pago.
Si la reserva está cancelada, la información se adaptará a su estado y mostrará los cobros, devoluciones o importes pendientes que correspondan según el caso.
Ejemplo del resumen de pagos de una reserva cancelada.
¿Todavía no gestionas los cobros con AvaiBook?
Si actualmente gestionas los pagos de tus reservas de forma externa, recuerda que AvaiBook dispone de una pasarela de pago integrada que te permite centralizar y simplificar la gestión de los cobros.
Con ella podrás:
Automatizar el cobro de anticipos y restos según las reglas de cobro que hayas configurado.
Cobrar de forma segura mediante tarjeta bancaria.
Realizar devoluciones directamente desde la ficha de la reserva.
Consultar el estado de todos los pagos desde un único lugar.
Cobrar mediante Pay by link
Si necesitas cobrar una reserva o un servicio de forma puntual, también puedes utilizar Pay by link.
Esta funcionalidad te permite generar un enlace de pago seguro para enviarlo al huésped por el medio que prefieras, como correo electrónico, WhatsApp o SMS. El viajero solo tendrá que acceder al enlace e introducir los datos de su tarjeta para completar el pago, sin necesidad de acceder al motor de reservas.
Es una opción especialmente útil para:
Cobrar reservas creadas manualmente.
Solicitar el pago de servicios adicionales.
Gestionar cobros pendientes de forma rápida y sencilla.
👉 Siempre que exista un importe pendiente, podrás acceder directamente a la ficha de la reserva mediante el botón Gestionar cobro y utilizar la opción de pago que mejor se adapte a cada caso.
Calendario Multiplanning
Esta misma funcionalidad también está disponible desde el Calendario Multiplanning, para que puedas detectar reservas con pagos pendientes sin abandonar tu entorno habitual de trabajo.
En este caso, el funcionamiento es prácticamente idéntico al de la Home, con dos diferencias:
El bloque aparece plegado por defecto, para no reducir el espacio disponible del calendario.
Solo se mostrará cuando existan reservas con avisos de cobro pendiente.
Al igual que en la Home, cada aviso incorpora el botón Gestionar cobro, que permite acceder directamente a la ficha de la reserva.
Visualización en la App
En la app, la sección aparece plegada por defecto para optimizar el espacio disponible en pantalla. Solo tendrás que pulsarla para desplegar el listado completo de reservas pendientes de pago.
💡 ¿Quieres automatizar también tus cobros?
Si todavía no utilizas la pasarela de pagos de AvaiBook, puedes empezar a automatizar anticipos, restos, preautorizaciones para la fianza y cobros puntuales, además de enviar enlaces de pago mediante Pay by link.
Así reducirás el riesgo de impagos y dedicarás menos tiempo a la gestión manual de los pagos.
Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!