Gestionar correctamente las cancelaciones y modificaciones de reservas es fundamental para mantener la satisfacción de los viajeros y la organización de tu alojamiento. Este artículo explica paso a paso cómo actuar en diferentes situaciones: cuando el viajero solicita la anulación, cuando es necesario cancelar por overbooking, errores de tarifa o causas de fuerza mayor, así como cómo proceder si el huésped no se presenta.
Además, detallamos cómo realizar cambios en las fechas, el alojamiento o los importes de una reserva, asegurando que todas las modificaciones se reflejen correctamente en el sistema y cumplan con la política de cancelación vigente. Con esta guía podrás gestionar tus reservas de Rentalia de manera rápida, eficiente y transparente, protegiendo tanto tus intereses como los de tus clientes.
Si el viajero solicita la anulación
Accede a Planning > Reservas y busca la reserva específica.
Haz clic en el ID de la reserva para abrir su ficha.
En la esquina inferior derecha, selecciona el botón Anular.
Elige la opción El viajero quiere anular.
Si lo deseas, añade una explicación en el correo que se enviará al viajero.
Haz clic en Enviar indicaciones para completar el proceso.
¿Qué ocurre con el dinero si cancela el viajero?
En este caso:
Dentro del plazo de la política de cancelación:
AvaiBook reembolsa el anticipo al viajero, descontando las comisiones generadas.
Fuera del plazo de la política de cancelación:
El viajero puede cancelar, pero no recibirá ningún reembolso.
El anticipo se transfiere al propietario.
Adicionalmente, puedes hacer una devolución total o parcial del importe cobrado
Devolución total o parcial
Asegúrate de que la reserva esté anulada.
Verás el importe de anticipo en estado cobrado y la opción Devolver.
Pulsa Devolver e indica el importe que deseas reembolsar al viajero.
Más información: ¿Cómo hacer una devolución o reembolso a un viajero desde AvaiBook?
📌 Puedes elegir devolver un importe parcial, esto te será útil si no quieres asumir las comisiones de la operación.
Si necesitas anular por causa de fuerza mayor
Si no puedes alojar a los viajeros por motivos imprevistos como averías o cese de actividad:
Accede a Planning > Reservas y busca la reserva afectada.
Haz clic en el ID de la reserva para abrir su ficha.
En la esquina inferior derecha, selecciona el botón Anular.
Elige la opción Causa de fuerza mayor.
Explica el motivo de la anulación y especifica el periodo durante el cual el alojamiento no estará disponible.
¿Qué ocurre con el dinero si cancelas por causa de fuerza mayor?
En este caso:
El anticipo se devuelve íntegramente al viajero.
El propietario asume las comisiones y debe abonarlas mediante tarjeta para que se procese la devolución.
En reservas de Rentalia, también deberá abonar la comisión del portal.
Si el viajero no se presenta
Si el viajero no se presenta o abandona el alojamiento antes de tiempo:
Una vez pasada la fecha de check-in, accede a Planning > Reservas y busca la reserva correspondiente.
Haz clic en el ID de la reserva para abrir su ficha.
En la esquina inferior derecha, selecciona el botón Anular.
Elige la opción El viajero no se ha presentado.
En este caso, el importe del anticipo se abonará al propietario, en caso de que no se haya hecho previamente.
Si necesitas anular por overbooking, error en tarifas u otras razones
Dispones de un plazo de 2 días desde la recepción de la reserva para anularla por motivos como overbooking o errores en tarifas. Pasado este periodo, la opción desaparecerá.
Accede a Planning > Reservas y busca la reserva en cuestión.
Haz clic en el ID de la reserva para abrir su ficha.
En la esquina inferior derecha, selecciona el botón Anular.
Elige la opción correspondiente al motivo de la anulación.
¿Qué ocurre con el dinero si cancelas por overbooking?
En este caso:
No se aplicará penalización.
Deberás realizar un pago con tu tarjeta por el importe de las comisiones generadas, para que el viajero reciba la devolución íntegra del anticipo.
Modificación de una reserva de Rentalia
La gestión de modificaciones de reservas en Google es totalmente manual. Esto significa que, una vez que el viajero solicita un cambio de fecha o un cambio de alojamiento, toda la actualización desde la modificación de la fecha o del alojamiento hasta el ajuste de los importes debe realizarse de manera manual por el propietario o gestor del alojamiento.
Cambio de fechas
Puedes cambiar las fechas de una reserva de dos maneras:
Desde el Calendario
Accede a Planning > Calendario.
Ubica la reserva en el calendario.
Haz clic y mantén pulsadas las fechas de la reserva, luego arrástrala al nuevo periodo deseado.
Aparecerá una pantalla informativa con los datos actuales y los nuevos. Si todo es correcto, haz clic en Mover para confirmar el cambio.
Desde la ficha de la reserva
Ve a Planning > Reservas y selecciona la reserva que deseas modificar.
En la ficha de la reserva, haz clic sobre las fechas actuales.
Selecciona el nuevo periodo y haz clic en Cambiar fechas.
Cambiar de habitación o alojamiento
Para modificar el alojamiento asignado a una reserva:
Desde el Calendario
Accede a Planning > Calendario.
Haz clic y mantén pulsadas las fechas de la reserva, luego arrástrala al nuevo alojamiento y periodo deseado.
Confirma el cambio haciendo clic en Mover.
Desde la ficha de la reserva
Ve a Planning > Reservas y selecciona la reserva correspondiente.
En la ficha de la reserva, haz clic en el ícono del lápiz.
Selecciona el nuevo alojamiento y haz clic en Mover la reserva.
Modificar los importes de una reserva
🚨 Es importante tener en cuenta que los cambios que implican una alteración del importe y existe una regla de cobro pendiente programada, el sistema no actualizará automáticamente el importe en la regla. Por ello, deberás de eliminar la regla de cobro existente y ejecutar una nueva, de manera que el sistema calculará correctamente el nuevo importe pendiente a cobrar, volviendo a programarla.
Para actualizar los importes de una reserva:
Accede a Planning > Reservas y selecciona la reserva que deseas modificar.
En la ficha de la reserva, localiza el cuadro de Importes.
Modifica los campos de Anticipo, Resto según corresponda.
Haz clic fuera del cuadro para que los cambios se guarden automáticamente.
Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!