Con el módulo de facturación de AvaiBook, podrás gestionar tus facturas de forma eficiente y personalizada para tus huéspedes, clientes y propietarios.
Esta herramienta te permite:
Creación Rápida de Facturas: Permite generar facturas para huéspedes, clientes y propietarios en pocos pasos, incorporando fácilmente extras como tasas turísticas, limpieza y otros servicios, así como las comisiones configuradas para propietarios.
Flexibilidad en la Facturación: Facilita la emisión de facturas parciales o completas por reservas, servicios adicionales personalizados fuera de las reservas, facturas rectificativas para correcciones y la aplicación de diversos impuestos según el servicio o extra facturado.
Previsualización y Edición: Ofrece la posibilidad de revisar las facturas antes de enviarlas para garantizar la exactitud de los datos y realizar ajustes previos a su emisión.
Exportación y Almacenamiento: Permite descargar facturas en formato Excel para un control financiero detallado y guardarlas en PDF para su envío a huéspedes, propietarios o clientes.
Configuración del módulo de facturación
Esta guía te llevará paso a paso a través de la configuración inicial, desde la definición de series hasta la personalización de impuestos y formatos, para que puedas emitir facturas adaptadas a tus necesidades y cumplir con las normativas fiscales.
Desde la sección Contabilidad > Facturas > Configuración podrás acceder a las opciones de personalización.
Configuración de los datos del emisor y receptor
Configuración de los datos del emisor y receptor
Las facturas deben incluir obligatoriamente campos para los datos del emisor y del receptor.
Define los datos del emisor (gestor, propietario o externo), incluyendo nombre, NIF/CIF y dirección. Configúralos desde Mis Datos > Datos de Facturación.
Si el emisor es el GESTOR/AGENCIA, configuraremos los datos de facturación desde Contabilidad > Facturas > Configuración.
Completamos los datos fiscales y le daremos a guardar.
Si el emisor es el PROPIETARIO del alojamiento, configuraremos los datos de facturación desde la sección Mis propietarios > Selecciona un cliente > Editar > Datos de facturación. En esta sección podemos incluir el logo del cliente para que aparezca en la factura emitida y si queremos que el propietario pueda emitir facturas.
Si facturamos a un PROPIETARIO estos datos saldrán por defecto al realizar la factura.
Si facturamos a un VIAJERO, solo tenemos que vincular la reserva a la factura que estamos emitiendo y se cargarán los datos del viajero automáticamente.
Si facturamos a otra persona, existe la opción de "OTRO”, para que se pueda incluir los datos de otra persona con información que todavía no esté registrada.
Configuración del IVA para gestor, agencia o propietario
Configuración del IVA para gestor, agencia o propietario
Si el emisor es el Gestor/Agencia:
Cuando el gestor o agencia (usuario de AvaiBook) emite una factura y el receptor no es el viajero, el IVA aplicado será el configurado en los datos de facturación del módulo.
Configuración: Accede a Contabilidad > Facturas > Configuración > Datos Fiscales.
Si el emisor es el Propietario:
Cuando el propietario (dueño del alojamiento) emite una factura y el receptor no es el viajero, el IVA aplicado será el establecido en los datos de facturación del propietario.
Configuración: Accede a Mis Datos > Mis propietarios > Selecciona un Cliente > Editar > Datos de Facturación.
Configuración del IVA cuando el receptor es el viajero
Configuración del IVA cuando el receptor es el viajero
IVA Aplicado: Si el receptor de la factura es el viajero, el IVA que se aplicará será el configurado para el alojamiento, independientemente de si el emisor es el propietario (dueño del alojamiento) o el gestor/agencia (usuario de AvaiBook). Esto se debe a que, por defecto, la factura al viajero corresponde al concepto de la reserva, que debe ir asociado al IVA del alojamiento.
Edición del IVA: Si deseas facturar conceptos adicionales al viajero, puedes modificar manualmente el IVA predeterminado que aparece en la factura.
Configuración del IVA del Alojamiento: Ajusta el IVA del alojamiento en Alojamientos > Mis Alojamientos, seleccionando el alojamiento deseado y accediendo al apartado Configuración de pagos online.
Casos Especiales: En alojamientos ubicados en Canarias, el impuesto aparecerá como IGIC; en Italia y Portugal, se mostrará el impuesto local correspondiente.
Configuración de las series generales y especiales
Configuración de las series generales y especiales
La elección de la configuración de las series de ingreso es totalmente libre, hay clientes que prefieren tener series por cada mes del año o tener series por cada línea de negocio. Hacienda lo único que dice es que debe existir una serie al menos de ingreso.
Es obligatorio configurar una serie de Anulación porque Hacienda dice que para editar una factura que se ha emitido con algún error lo correcto es que esta factura original se anule y se vuelva a emitir con los datos correctos, realizando una factura rectificativa con el importe en negativo.
La serie numérica de la que se componen todas las facturas está dividida en tres partes: año, serie configurada y orden numérico consecutivo.
Puedes configurarlas según el tipo de emisor y tus necesidades:
Si el que factura es el gestor/agencia:
El tipo de serie que se debe utilizar es la serie GENERAL para gestor, se puede configurar desde Contabilidad > Facturas > Configuración:
Serie GENERAL para gestor, utilizada cuando el emisor de la factura es el gestor/agencia. Podrá haber un máximo de 15 series, pero como mínimo 1 serie para emitir facturas y 1 para emitir facturas rectificativas o anular facturas.
Si el que factura es un EXTERNO:
El tipo de serie que se debe utilizar es la serie ESPECIAL, se puede configurar desde Contabilidad > Facturas > Configuración:
Serie especial, se puede utilizar cuando el emisor es un cliente externo. En este caso, podremos crear hasta 5 series, y ocurrirá lo mismo que en las anteriores: tiene que haber como mínimo 1 para emitir facturas y 1 para rectificar o anular. Obligatoriamente ha de haber configurada una serie de anulación, aunque no vayas a utilizar el módulo para facturar como Externo.
Si no vais a utilizar este tipo de series, podéis configurar las series que mostramos de ejemplo.
Si el que factura es el PROPIETARIO:
El tipo de serie que se debe utilizar es la serie GENERAL para propietario, se puede configurar desde Mis propietarios > Selecciona un cliente > Editar > Datos de facturación:
Serie GENERAL para propietario, utilizada cuando el emisor es el propietario del alojamiento. En este caso, podremos crear hasta 15 series, y ocurrirá lo mismo que en las anteriores: tiene que haber como mínimo 1 para emitir facturas y 1 para rectificar o anular.
Gestión de productos predefinidos
Gestión de productos predefinidos
Los productos predefinidos están diseñados para establecer conceptos de bienes o servicios que se utilicen con frecuencia en las facturas (como limpieza, extras, etc.), lo que permite facturar de manera más sencilla y eficiente. Estos conceptos aparecerán automáticamente al crear una nueva factura, desplegándolos desde la sección Detalle > Concepto.
Configuración del pie de factura
Configuración del pie de factura
Podemos configurar un pie de factura para agradecer los servicios, la estancia o cualquier mensaje que desees incluir. Si prefieres un texto genérico aplicable a todas las facturas que emitas, dirígete a Contabilidad > Facturas > Configuración. Lo que indiques en esa sección aparecerá automáticamente como predeterminado cada vez que generes una nueva factura.
Si deseas editar el pie de una factura específica, puedes hacerlo mientras la estás creando (accede a Contabilidad > Facturas > Crear factura). En la parte inferior, encontrarás un campo que se rellena automáticamente con el pie de factura genérico que configuraste previamente. Desde ahí puedes modificarlo según necesites. El nuevo texto será el que se aplique exclusivamente a esa factura que estés generando.
Además, si por normativa legal estás obligado a incluir el número de licencia turística, marca la casilla "Incluir licencia turística en el pie de factura". La información que tengas configurada en nuestro gestor de contenido se trasladará automáticamente a la factura una vez que esta se genere.
Si deseas editar el pie de una factura específica, puedes hacerlo mientras la estás creando (accede a Contabilidad > Facturas > Crear factura). En la parte inferior, encontrarás un campo que se rellena automáticamente con el pie de factura genérico que configuraste previamente. Desde ahí puedes modificarlo según necesites. El nuevo texto será el que se aplique exclusivamente a esa factura que estés generando.
Configuración del IVA para gestor, agencia o propietario
Configuración del IVA para gestor, agencia o propietario
Si el emisor es el Gestor/Agencia:
Cuando el gestor o agencia (usuario de AvaiBook) emite una factura y el receptor no es el viajero, el IVA aplicado será el configurado en los datos de facturación del módulo.
Configuración: Accede a Contabilidad > Facturas > Configuración > Datos Fiscales.
Si el emisor es el Propietario:
Cuando el propietario (dueño del alojamiento) emite una factura y el receptor no es el viajero, el IVA aplicado será el establecido en los datos de facturación del propietario.
Configuración: Accede a Mis Datos > Mis propietarios > Selecciona un Cliente > Editar > Datos de Facturación.
Configuración del IVA cuando el receptor es el viajero
Configuración del IVA cuando el receptor es el viajero
IVA Aplicado: Si el receptor de la factura es el viajero, el IVA que se aplicará será el configurado para el alojamiento, independientemente de si el emisor es el propietario (dueño del alojamiento) o el gestor/agencia (usuario de AvaiBook). Esto se debe a que, por defecto, la factura al viajero corresponde al concepto de la reserva, que debe ir asociado al IVA del alojamiento.
Edición del IVA: Si deseas facturar conceptos adicionales al viajero, puedes modificar manualmente el IVA predeterminado que aparece en la factura.
Configuración del IVA del Alojamiento: Ajusta el IVA del alojamiento en Alojamientos > Mis Alojamientos, seleccionando el alojamiento deseado y accediendo al apartado Configuración de pagos online.
Casos Especiales: En alojamientos ubicados en Canarias, el impuesto aparecerá como IGIC; en Italia y Portugal, se mostrará el impuesto local correspondiente.
¿Cómo emitir una factura para un viajero?
Puedes emitir una nueva factura de dos maneras. A continuación, te detallamos la primera opción:
Opción 1: Desde una reserva
Accede a Planning > Reservas.
Selecciona la reserva que deseas facturar.
Dirígete al apartado Contabilidad.
Haz clic en Crear factura.
Opción 2: Desde el apartado de Contabilidad
Accede a Contabilidad > Facturas > Crear factura.
Podrás vincular la reserva que deseas facturar para que los datos del receptor se autocompleten de forma automática. El buscador incluye campos como el nombre y apellidos del viajero, su correo electrónico, el código de reserva o el nombre del alojamiento, facilitando así el proceso de vinculación.
También puedes optar por crear una factura manual sin vincular una reserva. En este caso, deberás completar manualmente los datos necesarios para generar la factura.
Más información sobre la creación de facturas
Escoge el concepto de la factura en Detalle > Concepto y, al vincular una reserva, se mostrarán automáticamente los conceptos asociados, como anticipo, resto, limpieza, entre otros, junto con los extras definidos en tu alojamiento y los productos predefinidos, que también aparecerán como conceptos de forma automática. Añade, elimina o reordena los conceptos utilizando las flechas a la derecha, y en cuanto al IVA, decide si está incluido o no; si la factura es para un viajero, recomendamos incluirlo para que refleje el importe real pagado. Puedes añadir notas internas y selecciona el método de pago en la sección correspondiente, y si lo deseas, configura un pie de factura por defecto justo debajo de esta sección.
Finalmente, haz clic en Crear factura para completar el proceso. ¡Listo!
Cómo gestionar la anulación o corrección de facturas en AvaiBook según la normativa vigente
Las facturas no pueden anularse ni modificarse directamente debido a lo dispuesto en el Real Decreto 1619/2012, normativa que regula este proceso y a la que estamos obligados a adherirnos. Puedes consultar el texto completo aquí: Real Decreto 1619/2012
Para corregir una factura en AvaiBook, sigue estos pasos:
Accede a tu perfil y selecciona la "Serie de Anulación" (paso 1).
Vincula la reserva correspondiente a la factura que deseas corregir (paso 2).
Seleccione el concepto (paso 3).
Emite la factura de anulación, asegurándote de que el importe aparezca en negativo (paso 4).
Una vez anulada, procede a generar una nueva factura con los datos corregidos. Ten en cuenta que, al crear la factura de corrección, deberás introducir manualmente el importe negativo, ya que este es un requisito del proceso en AvaiBook.
Para más detalles sobre facturas de rectificación, consulta la información oficial en el sitio web de la Agencia Tributaria: Web de la Agencia Tributaria Facturas de rectificación
Si necesitas aclaraciones adicionales, te sugerimos contactar con tu gestor para una orientación personalizada.
Guía para descargar y gestionar tus facturas emitidas en AvaiBook
Descargar las facturas generadas en formato Excel es un proceso muy sencillo. Solo necesitas seguir estos pasos desde el menú Contabilidad > Facturas:
Exportar un listado de facturas
Para descargar todas las facturas o una selección específica, utiliza el botón de búsqueda genérico o aplica un filtro por período.
Haz clic en "Exportar selección" (si filtraste) o "Exportar todo" (para el listado completo).
Una vez cargada la vista, elige el formato deseado "Exportar" o "Descargar en PDF"
Copiar o imprimir una factura individual
Si solo necesitas el enlace de una factura o deseas imprimirla para entregarla físicamente a tu cliente, puedes obtenerla desde contabilidad > facturas:
Haz clic en el ID de la factura.
Usa el botón (1) "Copiar Enlace" para obtener el link o (2) "Imprimir" para generar una versión física.
También puedes obtener o imprimir la factura directamente desde la ficha de la reserva. Para ello, ve a la sección Contabilidad y haz clic en el ícono del ojo
Con estas opciones, podrás gestionar tus facturas de manera rápida y eficiente según tus necesidades.
Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!