Las reservas no procesadas son aquellas que, debido a las razones que te explicamos a continuación, no han podido ser sincronizadas correctamente desde uno de los portales a nuestra plataforma de AvaiBook. ¡No te asustes cuando veas una! Solo debes ser cuidadoso ya que requiere una gestión manual por tu parte.

Cuando esto suceda, recibirás un e-mail de AvaiBook igual que este:

Encontrarás estas reservas no procesadas en el menú Planning > Reservas, en la pestaña de Reservas No Procesadas.

¿Por qué motivo puede pasar esto?

Lo más habitual es que se deba a que trabajas por cupos en el portal. Algunos portales como Booking.com y Expedia trabajan con cupos, mientras que nosotros no. Esto significa que mientras ellos concentran todas las unidades alojativas dentro de un mismo cupo, nosotros las diferenciamos. Esto a veces puede dar lugar a errores en los procesos de cierre y apertura de fechas.

Por ejemplo, tienes 4 habitaciones dobles creadas en AvaiBook y todas van asignadas a la misma tipología (habitación) en Booking/Expedia, de forma que se suma la disponibilidad de las 4 para vender en el portal.

Es posible que, al sumar el cupo de todas las habitaciones, una reserva entre para la tipología en cuestión, pero no haya ninguna habitación única en la que asignar la reserva.

Pueden darse otros motivos como que se haya anulado en Booking/Expedia una reserva previa a la sincronización y acto seguido en ese mismo portal se haya hecho otra reserva para esas fechas . En ese caso tendrás en AvaiBook un bloqueo o reserva que correspondía a la anulada que deberás liberar para asignar la no procesada.

¿Cómo lo gestiono?

Las reservas no procesadas ya están confirmadas por Booking o Expedia por lo que es importante que las proceses y asignes en tu calendario. A continuación te explicamos la pequeña gestión que tendrás que realizar de manera manual para ello:

Ejemplo ilustrativo:

Tengo una reserva en el listado de no procesadas del 30 de junio al 7 de julio para mi habitación triple. Pero en mi calendario no tengo ninguna de mis dos habitaciones triples libres en esas fechas:

Tengo en la primera habitación un bloqueo del 27/06 al 03/07 por lo que la no procesada no puede entrar el día 30 de junio en esa habitación.
Mi segunda habitación triple también está bloqueada del 03/07 al 12/07. Así que el viajero tendría que salir el día 03/07 de la habitación.

¿Solución?
Muevo los bloqueos (o reservas) de una habitación a otra para dejarme una de las triples con un rango de fechas más amplio donde meter la no procesada.
Tras mover los bloqueos en el menú de No procesadas y asigno la reserva al calendario del alojamiento correspondiente:

El resultado final es este:

¡Listo! La reserva ya tiene su sitio en el calendario.

¿Puedo prevenir estas situaciones?

Por supuesto. La forma más evidente y eficaz de evitarlo es no trabajar por cupos, pero esto no siempre es una alternativa.
Si necesitas trabajar por cupos te recomendamos dos opciones que te ayudarán a minimizar estos casos:

  • No asignes a la sincronización todas las unidades de AvaiBook, deja alguna de comodín donde puedas mover las reservas.
  • Intenta mantener tu calendario ordenado. Mueve tus reservas de manera periódica para tratar de dejar las habitaciones con los huecos lo más amplios posibles. Acumula la mayoría de reservas en unos alojamientos y deja otros más liberados. La disponibilidad será la misma, pero es menos probable que esto suceda.

Precauciones:

Si ves que tienes una reserva no procesada que puedes asignar en el calendario moviendo reservas como hemos visto antes, pero no tienes tiempo para hacerlo en este momento, bloquea los huecos que correspondan a la reserva en el calendario aunque sea en habitaciones distintas para cerrar la disponibilidad al portal.
Esto es muy importante que lo hagas lo antes posible ya que de lo contrario el portal sigue con disponibilidad abierta y puedes recibir otras reservas.

Si ninguno de los casos que hemos mencionado cuadra con tu caso, por favor, informa a nuestros agentes para que puedan darte más información.

Información adicional:

En el caso de Expedia deberás tener en cuenta que las reservas no procesadas deben de asignarse de una manera más ágil ya que el tiempo del que dispones dependerá de la fecha de check-in de la reserva

  • Si la reserva entra en 24 horas o menos, tendrás 30 minutos para asignarla
  • Si la reserva entra entre 24 y 48 horas tendrás 1 hora para asignarla
  • Se entra pasadas 48 horas podrás asignarla durante las siguientes 24 horas.

Otros enlaces de interés:

¿Cómo sincronizo mis alojamientos con Booking.com? 

¿Qué son y cómo funcionan las Virtual Card?

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