¿Qué es Fast Check in?
Fast Check-in es una solución propia, integrada en todas tus reservas y diseñada para ahorrarte una gran cantidad de tiempo durante el registro de tus huéspedes y el posterior envío a Ses.Hospedajes, Mossos d'Esquadra y la Ertzaintza.
Con el objetivo de facilitar su gestión, le proporcionamos las siguientes funcionalidades:
📩 Check-in automatizado:
Puedes agilizar el check-in solicitando a tus viajeros que registren sus datos antes de su llegada, ya sea de forma automática o manual. Esto te permitirá verificar su identidad rápidamente el día de entrada, evitando esperas innecesarias para tus huéspedes.
📃 Partes de Entrada de viajeros:
Se generarán de forma automática los partes de entrada con los datos de cada huésped, además podrás imprimirlos, guardarlos en formato PDF o bien recibirlos en el correo electrónico que tú elijas.
🖊 Firma digital:
Ya no será necesario tener impresos los partes de entrada para obtener la firma. De manera sencilla, desde tu móvil, Tablet o PC los huéspedes podrán firmar digitalmente su Check-in.
🚓 Envío a las fuerzas de Seguridad:
Los datos de los viajeros que se han completado en el formulario del Fast Check-in, se enviarán de forma automática a Ses.Hospedajes, Mossos d'Esquadra o la Ertzaintza.
📸 Lector de documentos
Para agilizar el proceso de completar los datos de tus viajeros, vas a poder escanear los documentos de identidad de una manera ágil y sencilla. Esta funcionalidad está disponible en nuestro plan Pro.
La función Fast Check-in está disponible en todos nuestros planes Avanzado, Premium, Líder, Estándar y Pro. Si tienes un plan Básico y deseas probarla, te ofrecemos un mes gratuito sin compromiso de cualquier plan superior.
¿Cómo configurar Fast Check-in?
Accede a la sección: Alojamientos > Mis alojamientos. Una vez hayas escogido el alojamiento, aparecerá arriba a la derecha la pestaña Fast Check-in.
Para solicitar los datos de tus huéspedes, puedes elegir entre varias opciones.
Primero, configure el aviso para el huésped principal. Elija cómo solicitar la información requerida: puedes crear un email personalizado o utilice los avisos predefinidos de AvaiBook.
Personalizado: Se recomienda automatizar el envío del aviso de check-in al huésped principal mediante un correo electrónico personalizado. Este correo debe incluir el enlace directo al check-in, y para ello hemos de utilizar el parámetro (#enlace_fastcheckin#) y se puede programar para enviarse en un momento específico, permitiéndote adaptar el mensaje y las reglas de envío a tus necesidades.
Predefinido: Para todas sus reservas, AvaiBook enviará automáticamente un correo electrónico al huésped principal para completar el check-in. Este correo, predefinido por la plataforma, no es editable. El huésped recibirá hasta tres recordatorios: 10, 5 y 2 días antes del check-in.
A continuación, puedes decidir cómo se hará el envío de los datos a Ses.Hospedajes, Mossos d'Esquadra y Ertzaintza.
Manual: Deberá acceder a cada reserva y enviar manualmente los datos de los huéspedes registrados.
Semiautomático: El sistema enviará automáticamente la información de los huéspedes registrados en las reservas con el estado "Registro de Huéspedes terminado" el día del check-in. Recuerde marcar “Registro de Huéspedes terminado” es una acción manual que debes hacer en cada reserva si eliges el mod semiautomatico.
Automático: Al final del día, el sistema enviará automáticamente los datos de los huéspedes registrados en las reservas iniciadas. Recuerde revisar siempre la información de sus huéspedes.
El siguiente paso consiste en proporcionar los datos solicitados por las autoridades competentes, Ses.Hospedajes, Mossos d'Esquadra o Ertzaintza, para el envío de la información de sus reservas:
Si te corresponde emitir los datos a Ses.Hospedajes tendrás elegir este organismo y configurar:
Usuario
Contraseña de acceso a Ses.Hospedajes
Código de arrendador
Código del establecimiento
Edad mínima de registro obligatorio
Si te corresponde emitir los datos a los Mossos d'Esquadra tendrás elegir este organismo y configurar:
Usuario
Contraseña de acceso a los Mossos d'Esquadra
Código del establecimiento
Número de fichero
Número de parte
Edad mínima de registro obligatorio
Próximamente, estará disponible para la Ertzaintza.
Según Real Decreto 933/2021, se deben de registrar todos los huéspedes independientemente de su edad, debido a ello en el campo "Edad mínima de registro obligatorio" hay que indicar CERO.
💾 Recuerda guardar la información pestaña por pestaña
¿Cómo realizar y gestionar un Check-in?
Verifique que los datos de los huéspedes estén completos y correctos. Para editar, utilice el icono de lápiz a la derecha de cada huésped.
Tus huéspedes podrán firmar cada uno de sus partes. Solo tendrás que clicar en el ícono lápiz para ello.
Los viajeros pueden firmar digitalmente durante el registro de datos o desde su móvil/tableta. Puede guardar la firma en PDF, recibir una copia del check-in por correo electrónico e imprimirla.
Recuerda indicar Registro de Huéspedes terminado cuando tengas los datos de todos tus huéspedes.
De esta manera recibirás una copia de los partes de entrada (si previamente configuraste la opción de "recibir correo" desde la ficha del alojamiento), y te lo mostraremos como completado en el listado de reservas junto a la ocupación con un check verde (verás un reloj de arena si está pendiente de completar), y podrás ver el resumen y el estado del envío del fichero desde la columna "Parte de viajeros":
Si no configuraste el envío, automático tendrás también la opción de enviarlo manualmente o descargar el registro para cargarlo en la entidad que te corresponda:
¿Cómo completan los viajeros el formulario de Check-in?
Los huéspedes reciben un enlace por correo electrónico para completar el check-in de forma digital. Todos los huéspedes deben rellenar y firmar el formulario, que varía según la autoridad competente. Pueden guardar el progreso y completar más tarde, y compartir el enlace con otros huéspedes. Recibirás una notificación al completar el registro, y los huéspedes pueden editar sus datos posteriormente a través del mismo enlace.
Una vez que todos los huéspedes hayan completado sus datos, podrán finalizar y enviar.
¿Cómo puedo escanear el documento de los viajeros?
El lector de documentos de identidad te permite obtener los datos del huésped de forma automática para completar de manera más ágil el fast check-in. Está incluida en los planes PRO.
Desde la versión web o la app, entra en la ficha de la reserva, haz clic en el icono de la maleta (fast check-in) y selecciona la opción de añadir huésped.
Selecciona escanear documento:
Selecciona el tipo de documento que deseas escanear:
Es posible que se solicite permiso para acceder a la cámara:
Para escanear el código MRZ, encuadre la sección correspondiente del documento o pasaporte. Se recomienda utilizar un fondo neutro para un contraste óptimo e iluminar bien el área. Presione el botón central de la cámara para iniciar la lectura.
Si tu dispositivo es Apple te recomendamos que utilices esta funcionalidad con el navegador safari.
Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!