¿Necesitas coordinar a tus empleados para los Check-ins, Check-outs o la limpieza de las habitaciones? Con AvaiBook, puedes gestionar estas tareas de forma sencilla desde la pantalla "Check-in / Check-out", ubicada en el apartado principal de "Planning". A continuación, te explicamos cómo sacarle el máximo provecho a esta herramienta.
Paso 1: Accede y filtra tus tareas
Dirígete a la sección "Check-in / Check-out" en el menú de "Planning".
Haz clic en el botón "Buscar" para ver todas las tareas pendientes o utiliza los filtros disponibles:
Tipo de tarea (Check-in, Check-out, limpieza).
Período de tiempo.
Alojamiento o zona específica.
Tareas asignadas a empleados.
Los resultados se mostrarán organizados en columnas para que tengas toda la información a simple vista.
La pantalla está dividida en cuatro zonas clave:
Área de recepción
Check-in (en verde): entrada de viajeros.
Check-out (en rojo): salida de huéspedes.
Incluye: fecha, hora y nombre del empleado asignado a cada tarea.
Detalles de la reserva
Número de noches alojadas.
ID de la reserva.
Estado del Fast Check-in.
Nombre del viajero, número de huéspedes y alojamiento asignado.
Tareas de limpieza
Similar al área de recepción: fecha, hora y empleado responsable.
Acciones
Enviar e-mails: notifica a los empleados sobre sus tareas.
Editar: ajusta los detalles de cada tarea.
Paso 2: Asigna y personaliza las tareas
Desde la columna de acciones, haz clic en "Editar" para:
Asignar un empleado: selecciona manualmente quién realizará la tarea.
Nota: Solo aparecerán los empleados que hayas configurado previamente para ese alojamiento en la setup inicial. Si, por ejemplo, asignaste a "Noemí" a un solo alojamiento, no estará disponible para otros. Recomendamos configurar a los empleados para "todos los alojamientos" si deseas mayor flexibilidad.Definir fecha y hora: ajusta el momento exacto de la tarea.
Agregar notas: incluye instrucciones específicas (ej. "Revisar el baño principal"). Estas notas aparecerán en la pantalla principal al pulsar el icono de información.
Paso 3: Notifica a tu equipo
Envío de e-mails: al editar una tarea, marca la opción de enviar un correo al empleado. El e-mail incluirá:
Datos básicos de la tarea (fecha, hora, alojamiento).
Notas añadidas.
Un resumen breve de la reserva.
¿Olvidaste enviar el correo? No hay problema. Regresa a la pantalla principal, haz clic en el icono de correo junto a la tarea y se enviará al instante.
Consejos prácticos
Configuración inicial: asegúrate de que los empleados estén asignados a los alojamientos correctos desde el principio para evitar inconvenientes.
Notas visibles: usa el icono de información en la pantalla principal para revisar las notas añadidas a cada tarea.
Flexibilidad: si un empleado trabaja en varios alojamientos, configúralo como tal para que siempre esté disponible como opción.
Con la pantalla "Check-in / Check-out" de AvaiBook, tendrás el control total de las operaciones diarias, desde la llegada de los huéspedes hasta la limpieza posterior. ¡Organiza tu equipo y optimiza tu tiempo con esta funcionalidad!
Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!