As reservas não processadas são aquelas que, devido às razões explicadas abaixo, não puderam ser correctamente sincronizadas de um dos portais para a nossa plataforma AvaiBook. Não entre em pânico quando vir uma! Só tem de ter cuidado, pois requer uma gestão manual da sua parte.
Quando isto acontecer, receberá um e-mail da AvaiBook tal como este:
Uma notificação também aparecerá quando entrar ao AvaiBook:
Encontrará estas reservas não processadas no menu Planning > Reservas, na secção de registo Reservas não processadas.
Porque é que isto pode acontecer?
Na maioria das vezes, isto deve-se ao facto de se trabalhar com o que chamamos cupo (várias unidades em uma mesma ID/tipologia de quarto) no portal. Alguns portais como Booking.com e Expedia trabalham com cupo, enquanto nós não o fazemos. Isto significa que enquanto concentram todas as unidades de alojamento dentro do mesmo cupo, nós diferenciamo-las. Isto pode por vezes conduzir a erros no processo de encerramento e abertura de datas.
Por exemplo, tem 4 quartos duplos criados no AvaiBook e todos eles são atribuídos à mesma tipologia (quarto) no Booking/Expedia, de modo que se somem a disponibilidade dos 4 quartos para venda no portal.
É possível que, ao somar o cupo de todos os quartos, seja introduzida uma reserva para a tipologia em questão, mas não há um único quarto a que se possa atribuir a reserva.
Pode haver outras razões, tais como uma reserva que foi cancelada em Booking/Expedia antes da sincronização e depois outra reserva foi feita no mesmo portal para essas datas. Neste caso, terá um bloqueio ou reserva no AvaiBook que corresponde à reserva cancelada que terá de libertar para atribuir a reserva não processada.
Como é que o consigo gerir?
As reservas não processadas já estão confirmadas por Booking ou Expedia, pelo que é importante que as processe e as atribua ao seu calendário. A seguir explicamos os pequenos passos que terá de dar manualmente para o fazer:
Exemplo ilustrativo:
Tenho uma reserva na lista de não processadas de 30 de junho a 7 de julho para o meu quarto triplo. Mas no meu calendário não tenho nenhum dos meus dois quartos triplos disponíveis nessas datas:
Tenho no primeiro quarto um bloqueio desde 27/06 até 03/07 no qual a não processada não pode entrar no dia 30 de junho nesse quarto. Meu segundo quarto triplo também está bloqueado desde 03/07 até 12/07. Então o hóspede teria que sair do quarto no dia 03/07.
Solução?
Mover os bloqueios (ou reservas) de um quarto para outro para deixar um dos triplos com um intervalo mais amplo de datas onde colocar a não processada.
Após mover os bloqueios tem de ir para secção reservas não processadas e atribuir a reserva ao calendário do alojamento correspondente:
O resultado final é o seguinte:
Pronto! A reserva está agora no calendário.
Posso prevenir estas situações?
Claro que sim. A forma mais óbvia e eficaz de o evitar é não trabalhar com cupo, mas esta nem sempre é uma alternativa.
Se precisar de trabalhar por cupo, recomendamos duas opções que o ajudarão a minimizar estes casos:
Não atribuir todas as unidades do AvaiBook à sincronização, deixar algumas sem conectar e assim terá onde poder mover as reservas não processadas.
Tente manter o teu calendário organizado. Mova as suas reservas periodicamente para tentar deixar quartos com o maior número de vagas possível. Acumular a maioria das reservas em alguns alojamentos e deixar outros mais livres. A disponibilidade será a mesma, mas isto é menos provável que aconteça.
Precauções:
Se vir que tem uma reserva não processada que pode atribuir no calendário movendo as reservas como vimos acima, mas não tem tempo para o fazer neste momento, bloqueie os espaços correspondentes à reserva no calendário, mesmo que seja em quartos diferentes para fechar a disponibilidade ao portal.
É muito importante que o faça o mais rápido possível, caso contrário o portal ainda terá disponibilidade aberta e poderá receber outras reservas.
Se nenhum dos casos acima indicados se adequar ao seu caso, por favor informe o nossa equipa de suporte para que eles lhe possam dar mais informações.
Informação adicional:
No caso da Expedia, deve estar ciente de que as reservas não processadas devem ser atribuídas mais rapidamente, uma vez que o tempo disponível dependerá da data de check-in da reserva, a partir desse prazo a reserva irá a desaparecer da secção reservas não processadas de forma automática.
Se a reserva entrar em 24 horas ou menos, terá 30 minutos para atribuí-la.
Se a reserva entrar entre 24 e 48 horas terá 1 hora para atribuí-la.
Se entrar após 48 horas, poderá atribuí-la durante as próximas 24 horas.
Outros links interessantes:
Pode consultar toda a informação da AvaiBook recopilada no HelpCenter, que está organizado por temas para fácil acesso, e ver tudo o que os nossos planos lhe podem oferecer.
Convidamo-lo também a visitar o nosso blog e o canal youtube onde encontrará vários tutoriais, webinars e notícias interessantes do sector turístico.