As reservas não processadas são aquelas que, devido às razões explicadas abaixo, não puderam ser correctamente sincronizadas de um dos portais para a nossa plataforma AvaiBook. Não entre em pânico quando vir uma! Só tem de ter cuidado, pois requer uma gestão manual da sua parte.

Quando isto acontecer, receberá um e-mail da AvaiBook tal como este:

Uma notificação também aparecerá quando entrar ao AvaiBook:

Encontrará estas reservas não processadas no menu Planning > Reservas, na secção de registo Reservas não processadas.

Porque é que isto pode acontecer?

Na maioria das vezes, isto deve-se ao facto de se trabalhar com o que chamamos cupo (várias unidades em uma mesma ID/tipologia de quarto) no portal. Alguns portais como Booking.com e Expedia trabalham com cupo, enquanto nós não o fazemos. Isto significa que enquanto concentram todas as unidades de alojamento dentro do mesmo cupo, nós diferenciamo-las. Isto pode por vezes conduzir a erros no processo de encerramento e abertura de datas.

É possível que, ao somar o cupo de todos os quartos, seja introduzida uma reserva para a tipologia em questão, mas não há um único quarto a que se possa atribuir a reserva.

Pode haver outras razões, tais como uma reserva que foi cancelada em Booking/Expedia antes da sincronização e depois outra reserva foi feita no mesmo portal para essas datas. Neste caso, terá um bloqueio ou reserva no AvaiBook que corresponde à reserva cancelada que terá de libertar para atribuir a reserva não processada.

Como é que o consigo gerir?

As reservas não processadas já estão confirmadas por Booking ou Expedia, pelo que é importante que as processe e as atribua ao seu calendário. A seguir explicamos os pequenos passos que terá de dar manualmente para o fazer:

Exemplo ilustrativo:

Tenho uma reserva na lista de não processadas de 30 de junho a 7 de julho para o meu quarto triplo. Mas no meu calendário não tenho nenhum dos meus dois quartos triplos disponíveis nessas datas:

Tenho no primeiro quarto um bloqueio desde 27/06 até 03/07 no qual a não processada não pode entrar no dia 30 de junho nesse quarto. Meu segundo quarto triplo também está bloqueado desde 03/07 até 12/07. Então o hóspede teria que sair do quarto no dia 03/07.

Solução?

Mover os bloqueios (ou reservas) de um quarto para outro para deixar um dos triplos com um intervalo mais amplo de datas onde colocar a não processada.
Após mover os bloqueios tem de ir para secção reservas não processadas e atribuir a reserva ao calendário do alojamento correspondente:

O resultado final é o seguinte:

Pronto!  A reserva está agora no calendário.

Posso prevenir estas situações?

Claro que sim. A forma mais óbvia e eficaz de o evitar é não trabalhar com cupo, mas esta nem sempre é uma alternativa.
Se precisar de trabalhar por cupo, recomendamos duas opções que o ajudarão a minimizar estes casos:

Precauções:

Se vir que tem uma reserva não processada que pode atribuir no calendário movendo as reservas como vimos acima, mas não tem tempo para o fazer neste momento, bloqueie os espaços correspondentes à reserva no calendário, mesmo que seja em quartos diferentes para fechar a disponibilidade ao portal.

É muito importante que o faça o mais rápido possível, caso contrário o portal ainda terá disponibilidade aberta e poderá receber outras reservas.

Se nenhum dos casos acima indicados se adequar ao seu caso, por favor informe o nossa equipa de suporte para que eles lhe possam dar mais informações.

Informação adicional:

No caso da Expedia, deve estar ciente de que as reservas não processadas devem ser atribuídas mais rapidamente, uma vez que o tempo disponível dependerá da data de check-in da reserva, a partir desse prazo a reserva irá a desaparecer da secção reservas não processadas de forma automática.

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