Mantenha os seus calendários sempre actualizados: veja estes tutoriais passo-a-passo.
Como posso atualizar o meu calendário AvaiBook?
Manter o seu calendário atualizado é crucial para evitar duplas reservas e sobre-reservas. Siga estes passos para o atualizar facilmente:
Acede a plannig > calendário:
Vá para a secção Planning > Calendário no menu principal de AvaiBook.
Selecione o alojamento:
Escolha o alojamento cujo calendário pretende atualizar.
A partir desta secção, verá o calendário de cada um dos seus alojamentos. Na parte inferior, tem um código de cores como legenda:
3. Atualizar a disponibilidade:
Clique no dia para alterar o seu estado:
Cinza: representa os bloqueios de calendário, ou seja, datas para as quais não foi registada qualquer reserva, mas que não estão disponíveis para venda por qualquer motivo.
Verde: representa as reservas que registou no sistema e que também estão confirmadas, pelo que as datas não estão disponíveis para venda. Se forem provenientes de um portal, o seu logótipo aparecerá para que possa identificar a sua origem.
Laranja: representa as reservas que ainda não estão confirmadas, porque o viajante ainda não efectuou o pagamento antecipado para confirmar a sua reserva. Durante este período de tempo, e até à data de expiração, estes dias não estarão disponíveis para venda.
Roxo: são pedidos de reserva que foram feitos por um viajante e que ainda não foram confirmados por si como proprietário.
Branco: disponível para venda.
Agora que conhece as diferenças, actualize facilmente o seu calendário seguindo estes dois métodos:
Arrastar para selecionar: Clique na data de início e arraste o rato para a data de fim para selecionar rapidamente um período.
Selecionar datas indisponíveis: Clique no dia de chegada para o marcar como indisponível. Se pretender bloquear vários dias seguidos, pode arrastar o rato para a data de partida.
Aparecerá então uma caixa na qual terá de determinar a data de partida.
Aí, selecione a data de partida e escolha se pretende criar uma reserva (1), uma pré-reserva (2) ou um bloqueio (3).
Saiba como atualizar o seu calendário AvaiBook de forma rápida e fácil com este tutorial em vídeo.
Posso atualizar vários calendários ao mesmo tempo?
Gira facilmente a disponibilidade dos seus alojamentos: bloqueie ou desbloqueie um ou vários alojamentos de acordo com as suas necessidades, seja por dias específicos ou por períodos mais longos.
Para o fazer, não precisa de fazer alterações manualmente, uma a uma.
Desde Planning > Calendário, encontrará a secção Acções avançadas no canto superior direito, onde pode Bloquear um ou mais alojamentos.
Se clicar nesta opção, abre-se uma caixa onde pode escolher o alojamento ao qual quer aplicar este bloqueio e o período em que o quer fazer, e depois definir os dias da semana aos quais vamos aplicar este bloqueio (se são todos ou apenas alguns).
Os dias da semana que estão a verde são aqueles aos quais o bloqueio será aplicado. Os dias da semana que estão a branco são os dias que não serão bloqueados.
Quando o tiver, clique no botão Bloquear datas.
Seguiríamos o mesmo processo se pretendêssemos desbloquear um período que já bloqueámos anteriormente, embora desta vez escolhêssemos a opção Desbloquear um ou mais alojamentos na secção Acções avançadas.
Atualizar um ou mais alojamentos
Por outro lado, deve ter reparado que, depois de aceder ao seu perfil, a página principal mostra-lhe várias opções e gráficos. Uma delas é Calendários.
AvaiBook tem um sistema que detecta se houve alterações nos calendários dos teus bens durante um determinado período e, caso contrário, aconselha-te a dar uma vista de olhos para verificar se tudo está corretamente atualizado.
Verificar se o botão é verde ou cor de laranja.
Se estiver verde, significa que houve movimento nos seus calendários, pelo que AvaiBook considerá-los-á actualizados e não terá de fazer qualquer modificação.
No entanto, se aparecer a laranja, é porque um ou mais dos seus alojamentos não foram alterados durante muito tempo. Talvez seja porque não teve nenhuma reserva, mas mesmo assim deve “actualizá-los” para que AvaiBook possa ter a certeza de que a plataforma está a funcionar corretamente para si.
Para o fazer, basta clicar no botão Calendários. O sistema mostra-lhe, por defeito, os alojamentos desactualizados e, se clicar em qualquer um deles, será redireccionado para a página Planning > Calendário, onde poderá alterá-lo.
Uma vez lá, terá de clicar em Atualizar um ou mais alojamentos, na secção Acções avançadas. Certifique-se de que assinala os alojamentos que pretende atualizar e clique simplesmente em Atualizar calendário.
Quando voltar à página inicial, verá que o botão laranja está agora verde e que os calendários estão actualizados.
Outra forma rápida de marcar o alojamento como atualizado é a partir do próprio calendário, clicando com o botão direito do rato no nome do alojamento:
Atalhos diretos a partir do calendário
Para simplificar a gestão das suas reservas, pode agora aceder a muitas das principais secções de forma centralizada a partir do seu calendário. Esta nova funcionalidade permitir-lhe-á poupar tempo e tornará a sua gestão muito mais ágil e rápida.
Aceda às principais secções de AvaiBook diretamente a partir da sua agenda.
Relativamente às datas:
Aceda rapidamente às suas opções de gestão de reservas, pré-reservas e bloqueios diretamente a partir do calendário, clicando com o botão direito do rato para aceder rapidamente às principais opções de gestão.
Reserva: Atribuir uma cor, aceder a pagamentos online, conversas, hóspedes e check-in, criar fatura, movimentos, check-in/out.
Pré-reserva: Atribuir uma cor, aceder a pagamentos online, conversas, hóspedes e check-in, criar fatura, movimentos, confirmar.
Bloqueio: Atribuir uma cor, converter em reserva ou desbloquear datas.
Relativamente ao alojamento:
Faça a gestão dos seus alojamentos e/ou unidades de alojamento de forma rápida e fácil: edite informações, conteúdos e actualize o calendário com um simples clique no botão direito do rato.
Modifique as datas e o alojamento da sua reserva de forma rápida e fácil.
Modifique a sua reserva de forma flexível: altere as datas e o alojamento a partir dos detalhes reserva ou diretamente a partir do calendário.
Mova facilmente as reservas e os blocos: arraste e largue a reserva ou o bloco do calendário para as novas datas e alojamento disponíveis. Basta clicar sem soltar nas datas e arrastar para o período e alojamento adequados.
Uma vez localizada a reserva, pré-reserva ou bloco no calendário, aparecerá um ecrã informativo onde lhe mostraremos os dados actuais da reserva (1) e os dados finais (2). Se estiverem corretos, basta clicar no botão Mover no canto inferior direito do ecrã para confirmar a alteração.
Ao mover a reserva, o sistema não verifica as seguintes restrições: a capacidade do novo alojamento, o preço e as condições de reserva.
Lembre-se de que, se a reserva for proveniente de um portal, também terá de refletir as alterações na sua plataforma.
Saiba como o configurar de forma rápida e fácil com este tutorial em vídeo.
Como é que posso criar um bloqueio?
Se precisar de criar um bloqueio no seu calendário, sem necessidade de introduzir os dados do viajante, ou se, por qualquer razão, não tiver essas datas disponíveis para venda, pode bloquear o seu calendário de uma forma muito simples.
Há duas formas de o fazer:
1. Clique na data de início e arraste o rato para a data de fim: abrir-se-á uma janela, na qual deve selecionar a opção de bloqueio. Pode acrescentar um comentário, se desejar, e, finalmente, com o botão “criar”, o bloqueio será refletido no seu calendário.
2. Selecione as datas que pretende que sejam apresentadas como indisponíveis.
Para o fazer, clique no dia do calendário que pretende definir como data de início do bloco. Aparecerá uma caixa onde, da mesma forma, terá de determinar a data final. Uma vez selecionada, pode escolher se pretende criar uma reserva, uma pré-reserva ou um bloqueio.
Basta selecionar a opção Bloquear e, se desejar, acrescentar um comentário.
Clique no botão Criar para terminar e verá as datas aparecerem a cinzento no seu calendário.
Como posso efetuar um desbloqueio?
Se tiver algumas datas bloqueadas no seu calendário que pretenda tornar novamente disponíveis, pode desbloqueá-las diretamente a partir do bloqueio gerado no seu calendário ou pode utilizar as acções avançadas para atualizar um ou mais calendários de cada vez.
A partir do menu, Planning > Calendário.
A primeira coisa a fazer é selecionar as datas que pretende tornar novamente disponíveis.
Abre-se um ecrã onde pode selecionar a opção Desbloquear.
Desta forma, as datas ficam novamente disponíveis no seu calendário.
Saiba como realizar estas acções de forma rápida e fácil com este tutorial em vídeo.
Como posso criar uma nova reserva?
Por vezes, pode receber um pedido de reserva de plataformas que não sincronizou ou que não estão ligadas a AvaiBook, ou o viajante pode contactar diretamente o alojamento para reservar. Nestes casos, é possível registar a reserva manualmente. Para isso, acede ao menu Planning > Calendário.
Há duas formas de o fazer:
1. Clicar na data de início e arrastar o rato para a data final.
2. Selecione as datas que pretende que apareçam como indisponíveis devido a esta reserva. Para o fazer, clique no dia do calendário que pretende definir como data de entrada. Aparecerá uma caixa onde, da mesma forma, terá de determinar a data de partida.
Uma vez selecionado, pode escolher se pretende criar uma reserva, uma pré-reserva ou um bloqueio. Deve selecionar a opção Reserva (2). Preencha as informações solicitadas abaixo. Entre elas, os dados do viajante (3).
Os montantes da reserva serão definidos por defeito com as tarifas que tem em AvaiBook, mas se quiser aplicar outras tarifas só tem de desmarcar a caixa “preços de acordo com as tarifas definidas em AvaiBook” (4), e colocar as tarifas correspondentes.
Se desejar, pode também acrescentar os dados do cartão do viajante para que fiquem registados, caso seja necessário debitar o cartão mais tarde.
Quando tiver terminado, clique no botão Criar (6) para que a reserva seja reflectida no calendário a verde..
Uma vez criada, a reserva será confirmada em AvaiBook, poderá aceder à mesma e efetuar as alterações necessárias (alteração de preços, alteração de alojamento, alteração de datas...). Tenha em conta que se modificar o período, o preço total da reserva não será atualizado automaticamente, pelo que deverá modificá-lo manualmente.
Como posso criar uma reserva pendente de pagamento?
Crie facilmente reservas pendentes de pagamento: aceda ao menu Planning > Calendário e crie a reserva. Esta será confirmada automaticamente quando o viajante efetuar o pagamento antecipado ou quando a confirmar manualmente.
Há duas formas de o fazer:
Clique na data de início e arraste o rato para a data de fim.
2) Selecione as datas que pretende que apareçam como indisponíveis devido a esta pré-reserva. Para o fazer, clique no dia do calendário que pretende definir como data de check-in. Aparecerá uma caixa onde, da mesma forma, terá de determinar a data de partida.
Uma vez selecionado, pode escolher se pretende criar uma reserva, uma pré-reserva ou um bloqueio. Terá de selecionar a opção Pré-reserva (1) e atribuir uma data de expiração (2). Este será o período durante o qual as datas não estarão disponíveis até à confirmação do utilizador ou do viajante. Após este período, se a sua reserva não tiver sido alterada para confirmada, as datas ficarão novamente disponíveis.
Terá de preencher os dados do viajante e poderá alterar o montante da reserva se o desejar, desmarcando a opção de preços definidos de acordo com AvaiBook (3).
Por último, como não se trata de uma reserva confirmada, terá de selecionar o método de confirmação, ou seja, se o viajante o fará ou se será você a fazê-lo:
O viajante confirmará a sua reserva com AvaiBook: AvaiBook cobrará o adiantamento configurado na pré-reserva com os dados do cartão introduzidos pelo viajante. Para isso, AvaiBook enviará um e-mail com o link para efetuar o pagamento introduzindo os dados do seu cartão, e assim confirmar a reserva. A reserva ficará pendente de pagamento até que tenhamos recebido o adiantamento. Se o viajante não efetuar o pagamento e os dias que configuraste como vencimento da pré-reserva expirarem, as datas voltarão a estar disponíveis.
Se pretender, pode definir uma política de cancelamento específica para esta reserva a partir do botão configurar.
Eu mesmo confirmo a reserva: AvaiBook não gerirá o pagamento antecipado (a não ser que o queiras fazer mais tarde) e serás tu quem confirmará a reserva quando considerares oportuno. Lembra-te que se não a confirmares dentro do prazo que configuraste como data de validade, a pré-reserva será automaticamente cancelada e as datas voltarão a estar disponíveis.
Por fim, clique no botão Criar e verá as datas a laranja no seu calendário. Se esta pré-reserva for confirmada, mudará para turquesa.
Como posso criar um convite de reserva?
Um convite de reserva permite-lhe enviar aos seus viajantes anteriores ou futuros um orçamento sem compromisso. Se o aceitarem, o seu convite será convertido numa nova reserva. Pode criar facilmente um convite a partir do menu Iniciar, nos atalhos do lado direito:
Clique no botão Convite para reservar.
Preencha os dados principais do viajante, como o nome e o endereço de correio eletrónico, e pode também escrever uma mensagem, se desejar. Quando tiver tudo pronto, clique em Enviar oferta.
Escolha uma das duas opções que aparecem, consoante a sua preferência. A primeira não bloqueia o calendário enquanto a oferta for válida, mas a segunda bloqueia-o.
Agora só precisa de introduzir o alojamento ao qual está a atribuir este orçamento, as datas que propõe e, se desejar, pode aplicar uma das suas ofertas previamente criadas (se não escolher tarifas especiais, será aplicado o seu preço sazonal).
Quando tiver completado todas as informações, clique em Enviar convite.