¿Necesitas avisar a tus empleados de cuándo deben acudir al Check-in o al Check-out o a qué hora tienen que limpiar las habitaciones? AvaiBook te permite esta posibilidad a través de la pantalla "Check in / out" que encontrarás en el apartado principal de "Planning".
Una vez hayas accedido a la pantalla de "Check in / out", puedes pulsar el botón "Buscar" para ver todas las tareas pendientes o visualizarlo filtrando por tipo, periodo, alojamiento, zona, o por tareas como te mostramos en la imagen.
Así es como se mostrará tu búsqueda:
Encontraremos la información en varias columnas. Podemos dividirlo en cuatro zonas:
1- La primera corresponde al área de recepción, con la entrada de viajeros (en verde) y la salida (en rojo), la fecha y la hora en la que se tiene que realizar la tarea y el nombre del empleado que tendrá que hacerlo.
2- En medio, estaría la información sobre la reserva: número de noches que se han alojado los huéspedes, el ID de reserva, el estado del Fast Check-in, el viajero, las personas que se hospedaron y el alojamiento.
3- La tercera columna se refiere a la tarea de limpieza, con la misma información que la de recepción: fecha, hora y nombre del empleado que se encargará de realizar esa tarea.
4- Por último, encontramos una última columna que actúa sobre las anteriores: envío de e-mails y edición. Pulsa editar para organizar la tarea.
Desde aquí, podrás asignar manualmente el empleado que realizará la tarea, la fecha y la hora.
*Recuerda que aquí solo aparecerán los empleados que tu hayas asignado para cada alojamiento en la configuración inicial. Si en la creación del empleado, marcaste que "Noemí" solo iba a estar en uno de tus alojamientos, no aparecerá como opción cuando estés configurando las tareas de otro. Por eso, es recomendable que cuando configures un empleado marques que trabajará en "todos los alojamientos" o en todos aquellos en los que creas que existe posibilidad de que realice su tarea.
También podrás agregar notas. Una vez las hayas agregado, estas aparecerán en la pantalla principal al pulsar sobre el icono de información que puedes ver a continuación en la imagen adjunta. Sobre el icono de la mensajería podrás decidir si quieres o no enviarles un e-mail avisándoles de la tarea. En este e-mail se incluirán, además de los datos básicos, las notas que escribas y un pequeño resumen de la reserva.
*No te preocupes si olvidas marcar la casilla de enviar correo cuando edites la tarea. Si quieres avisar a tu empleado, solo tendrás que acudir de nuevo a la pantalla principal y hacer clic en el icono de correo electrónico, al lado del de edición, y se le enviará en ese mismo momento.
Pero para ello, primero habrás tenido que crear los empleados e incluir dirección de correo. Además, ¿sabes que tienes la posibilidad de automatizar la asignación de tareas para algunos de ellos?
Otros enlaces de interés:
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