Desde el 2 de diciembre de 2024, el registro de viajeros en España es digital y obligatorio para todos los alojamientos turísticos. Esta obligación está regulada por el Real Decreto 933/2021, que establece la obligación de comunicar los datos de los huéspedes a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior.
En Cataluña y el País Vasco se mantienen los sistemas propios de los Mossos d’Esquadra y la Ertzaintza, respectivamente.
¿Durante cuánto tiempo debo conservar los datos?
Los registros de viajeros deben conservarse en formato digital durante un mínimo de tres años, contados desde la finalización del servicio.
La conservación de estos datos debe realizarse respetando en todo momento la normativa vigente en materia de protección de datos personales.
¿En qué formato puedo conservar los registros?
Los registros pueden conservarse en:
Formato digital: es el más recomendado por su facilidad de acceso y organización.
Formato físico (papel): sigue siendo válido, aunque es menos eficiente y más susceptible de pérdida o deterioro.
Independientemente del formato, debes garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos de acuerdo con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
Cuidado con el DNI: Bajo las directrices de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), no debes almacenar fotocopias o imágenes completas del DNI o pasaporte. Por este motivo AvaiBook no guarda imágenes, solo almacena datos.
¿Quién es el responsable del tratamiento de los datos de los huéspedes?
El gestor del alojamiento —ya sea el propietario, el representante legal o el host— es el responsable del tratamiento de los datos personales de los huéspedes.
Esto significa que es quien determina las finalidades y los medios del tratamiento de los datos relacionados con la gestión de los clientes y del alojamiento.
Por su parte, AvaiBook actúa como encargado del tratamiento, cuando trata los datos por cuenta del gestor y siguiendo sus instrucciones.
¿El alojamiento debe tener su propia política de privacidad?
Sí. El gestor del alojamiento tiene la obligación de proporcionar su propia información de privacidad a los huéspedes para cuplir con el RGPD.
Esta información, conocida habitualmente como Política de Privacidad, debe explicar de forma clara cómo se tratarán sus datos personales, con qué finalidad, durante cuánto tiempo se conservarán y cuáles son sus derechos.
El hecho de utilizar un channel manager para recopilar o gestionar los datos de los huéspedes no sustituye esta obligación del alojamiento.
Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!