Los mensajes automáticos te permiten enviar correos electrónicos a tus huéspedes de forma automática o manual durante las distintas etapas de una reserva.
📌La gestión de las plantillas está disponible exclusivamente desde la versión web de AvaiBook. Actualmente, esta funcionalidad no se encuentra disponible en la aplicación móvil.
Desde esta sección podrás crear, editar y gestionar tus plantillas, configurar las condiciones de envío y definir a qué alojamientos, reservas y orígenes se aplicarán.
Cómo acceder a las plantillas
En el menú lateral, ve a Conversaciones > Mensajes automáticos.
Al entrar accederás a la pantalla principal de gestión de plantillas, donde encontrarás todas las opciones necesarias para buscar, crear y administrar tus mensajes automáticos.
Si todavía no has creado ninguna plantilla
Si es la primera vez que accedes a esta sección, el listado aparecerá vacío y el sistema mostrará el mensaje: "No hay resultados que cumplan las características requeridas".
Este mensaje simplemente indica que todavía no existe ninguna plantilla creada en tu cuenta.
Si ya existen plantillas
Una vez hayas creado una o varias plantillas, estas aparecerán automáticamente en el listado principal.
Desde esta pantalla podrás consultar toda la información de cada plantilla y gestionarla de forma rápida.
Desde la pantalla principal podrás:
Buscar plantillas utilizando diferentes filtros.
Acceder a la configuración general de los mensajes automáticos.
Crear una nueva plantilla.
Consultar todas las plantillas existentes.
Activar o desactivar una plantilla.
Editar o eliminar una plantilla existente.
Filtros disponibles
Para facilitar la localización de plantillas, puedes utilizar los siguientes filtros.
Nombre de la plantilla: permite localizar una plantilla introduciendo parte o la totalidad de su nombre.
Evento asociado: muestra únicamente las plantillas vinculadas a un evento concreto.
Estado: permite visualizar las plantillas según su estado
Origen de la reserva: filtra las plantillas según el origen de las reservas al que se aplican.
Canal: muestra únicamente las plantillas asociadas a un canal específico. Este filtro resulta especialmente útil cuando una misma plantilla está configurada para varios portales.
Alojamientos: permite localizar las plantillas asociadas a uno o varios alojamientos concretos.
Acciones disponibles
En la parte superior de la pantalla encontrarás las siguientes opciones:
Buscar: aplica los filtros seleccionados y muestra únicamente las plantillas que cumplen los criterios indicados.
Limpiar filtros: restablece todos los filtros y vuelve a mostrar el listado completo de plantillas.
Configuración: permite acceder a la configuración general de los mensajes automáticos. Esta opción se explica en el siguiente apartado del artículo
Crear plantilla: abre el editor para crear una nueva plantilla. El proceso completo de creación se explica más adelante en este artículo.
Crear una nueva plantilla
Haz clic en + Crear plantilla para abrir el editor.
La pantalla está dividida en dos columnas, desde las que podrás configurar tanto el contenido del correo como las condiciones para su envío.
Columna izquierda: permite definir el contenido de la plantilla, los destinatarios, el idioma, los archivos adjuntos y el envío de prueba.
Columna derecha: ermite configurar cómo, cuándo y para qué reservas se enviará la plantilla.
Configurar el contenido de la plantilla
En la columna izquierda deberás completar la información del mensaje.
Nombre de la plantilla: introduce un nombre que te permita identificarla fácilmente. Este campo es obligatorio.
Estado de la plantilla: Por defecto aparecerá Activa. Puedes desactivarla y volver a activarla cuando lo necesites.
Destinatario: indica a quién se enviará el mensaje. Puedes introducir una o varias direcciones de correo, separándolas mediante comas, o utilizar las variables disponibles.
📝 Utilizar parámetros en el campo Destinatario
En el campo Destinatario también puedes utilizar parámetros para que el sistema complete automáticamente el correo electrónico del destinatario correspondiente.
Para insertarlos, sitúa el cursor dentro del campo y pulsa la tecla # (almohadilla) de tu teclado. El sistema mostrará automáticamente los parámetros disponibles para que puedas seleccionarlos.
💡 Recomendación: selecciona siempre el parámetro directamente desde la lista que ofrece el sistema, en lugar de copiarlo y pegarlo manualmente. De este modo evitarás espacios en blanco antes o después del parámetro, lo que podría impedir que se sustituyera correctamente al enviar el mensaje.
Los parámetros disponibles son:
#mi_propietario_email# → correo electrónico del propietario.
#viajero_email# → correo electrónico del viajero.
#empleados_email# → correo electrónico de todos los empleados asociados al alojamiento.
#empleado_email_check_in# → correo electrónico del ususario check-in/out.
#empleado_email_check_out# → correo electrónico del ususario check-in/out.
#empleado_email_limpieza# → correo electrónico del ususario asignado a la limpieza.
En copia: permite añadir direcciones de correo que recibirán una copia del mensaje. Introduce cada dirección y pulsa Enter para añadirla al listado.
En copia oculta: permite añadir destinatarios adicionales sin que el resto de los destinatarios pueda ver sus direcciones de correo. Introduce cada dirección y pulsa Enter para añadirla al listado.
Editar el mensaje
En la sección Edición de plantilla podrás preparar el contenido que recibirán los destinatarios.
Idioma: por defecto, el editor mostrará el idioma configurado en tu perfil de usuario de AvaiBook. Si deseas crear la plantilla en otros idiomas, selecciona la bandera correspondiente y completa el contenido para cada uno de ellos.
⚠️ El sistema no traduce automáticamente el contenido de la plantilla. Deberás introducir manualmente el asunto y la descripción en cada uno de los idiomas que desees utilizar.
Asunto del email: introduce el asunto del mensaje. Este campo es obligatorio.
Descripción: redacta el cuerpo del correo utilizando el editor de texto enriquecido. Podrás aplicar formato al texto, insertar enlaces, imágenes, vídeos, tablas y otros elementos disponibles.
Personaliza tus mensajes con parámetros
Para insertar información dinámica en el contenido del correo, escribe el carácter # dentro del campo Descripción. El sistema mostrará automáticamente el listado de parámetros disponibles para que puedas seleccionarlos.
Estos parámetros se sustituirán automáticamente por los datos correspondientes de la reserva en el momento del envío del email.
Si deseas consultar el listado completo de parámetros disponibles y su funcionamiento, puedes hacerlo en el artículo Parámetros para personalizar plantillas de email.
Añadir archivos adjuntos
En la sección Adjunto puedes incorporar un archivo PDF que se enviará junto con el correo.
Formato permitido: PDF.
Tamaño máximo: 1 MB.
También puedes activar la opción Adjuntar contratos de arrendamiento para incluir automáticamente los contratos generados por AvaiBook.
Realizar un envío de prueba
Antes de guardar y activar la plantilla, puedes utilizar la sección Envío de prueba de la plantilla.
Introduce una dirección de correo y pulsa Enter. Luego haz clic en Enviar prueba de la plantilla para comprobar cómo se visualizarán el contenido y el formato.
📝Si deseas enviar la prueba a más de una dirección de correo electrónico, simplemente introduce cada email en el campo indicado y pulsa Enter.
A medida que los vayas añadiendo, el sistema los incorporará automáticamente al listado de destinatarios.
Después, al hacer clic en Enviar prueba de plantilla, el email se enviará a todas las direcciones que hayas añadido a la lista.
Ten en cuenta que:
El envío de tu prueba se hará con el contenido que en ese momento tengas incluido en los apartados Asunto del email y Descripción, y en el idioma seleccionado.
Los parámetros incluidos en tu envío de prueba contendrán datos ficticios para que puedas comprobar el resultado final.
Recuerda guardar tu plantilla, si no, tus cambios se perderán.
No se incluyen archivos adjuntos en tu envío de prueba.
Configurar el envío de la plantilla
Una vez hayas completado el contenido del mensaje, configura las condiciones que determinarán cuándo y a qué reservas se enviará la plantilla.
Esta configuración se realiza desde la columna derecha del editor.
¿Cómo quieres enviar la plantilla?
Por defecto, el sistema selecciona la opción Automático.
Puedes elegir entre dos modalidades:
Automático: la plantilla se enviará cuando se cumplan las condiciones configuradas. Además, también podrá enviarse manualmente desde la ficha de una reserva.
Manual: la plantilla no estará asociada a ningún evento automático y únicamente podrá enviarse manualmente desde la ficha de una reserva.
⚠️ si seleccionas una plantilla Manual, no será necesario configurar el evento, la programación, los alojamientos ni el origen de la reserva. Solo tendrás que completar el contenido del correo y guardar la plantilla.
¿Qué evento quieres que envíe la plantilla?
Selecciona el evento que desencadenará el envío automático de la plantilla.
Puedes elegir entre los siguientes eventos:
Al recibir o crear una reserva confirmada.
Al cancelarse una reserva confirmada.
En el check-in de la reserva.
En el check-out de la reserva.
Al completarse el registro de huéspedes.
📌 Ten en cuenta que:
Cada plantilla automática únicamente puede estar asociada a un evento.
Las opciones disponibles en el apartado ¿Cuándo se debería enviar la plantilla? variarán en función del evento seleccionado.
¿Cuándo se debería enviar la plantilla?
Una vez seleccionado el evento, deberás indicar cuándo quieres que se envíe la plantilla. Por defecto, el sistema selecciona la opción En el momento del evento.
Si deseas configurar un envío más específico, selecciona la segunda opción. El sistema adaptará automáticamente las opciones de configuración según el evento elegido.
Eventos instantáneos:
Estos tres eventos comparten la misma configuración de envío.
Al recibir o crear una reserva confirmada.
Al cancelarse una reserva confirmada.
Al completarse el registro de huéspedes.
Podrás elegir entre las siguientes opciones:
En el momento del evento (opción seleccionada por defecto).
X días y X horas después del evento.
Eventos con fecha programada
Los eventos Check-in y Check-out permiten una programación más flexible, al estar asocionados a una fecha concreta.
En estos casos podrás configurar:
En el momento del evento.
X días antes o después del evento y la hora aproximada del envío.
En el caso del Check-in, además, podrás activar la opción Enviar aunque la reserva llegue con menos antelación, para que las reservas de última hora también reciban el mensaje.
¿A qué alojamientos se asociará la plantilla?
En este apartado debes indicar a qué alojamientos se asociará la plantilla automática.
Puedes elegir entre dos opciones:
Todos los alojamientos
Selecciona esta opción si deseas que la plantilla esté disponible para todos los alojamientos de tu cuenta compatibles con el evento seleccionado.
Es la opción recomendada cuando quieras utilizar el mismo mensaje de forma general para todos tus alojamientos.
Seleccionar alojamientos
Si prefieres que la plantilla solo se utilice en determinados alojamientos, selecciona esta opción.
A continuación, pulsa sobre el desplegable Seleccionar alojamientos y elige uno o varios alojamientos a los que deseas asociar la plantilla. Puedes seleccionar tantos alojamientos como necesites.
📌La plantilla solo se enviará para las reservas de los alojamientos seleccionados cuando se cumpla el evento configurado para su envío. Si en el futuro añades nuevos alojamientos a tu cuenta, estos no quedarán asociados automáticamente a la plantilla, por lo que deberás editarla y añadirlos manualmente si deseas que también la utilicen. La única excepción es cuando la plantilla está configurada para Todos los alojamientos, ya que en ese caso se aplicará automáticamente a los nuevos alojamientos que incorpores a tu cuenta.
📝 Una plantilla solo puede asociarse a un evento
Cada plantilla automática únicamente puede estar asociada a un único evento. No es posible utilizar una misma plantilla para varios eventos al mismo tiempo.
Si deseas enviar el mismo contenido en diferentes eventos (por ejemplo, en la Confirmación de reserva y en el Check-in), deberás crear una plantilla independiente para cada uno de ellos, seleccionando el evento correspondiente durante su configuración.
💡 Importante: actualmente no es posible duplicar una plantilla. Si necesitas reutilizar el mismo contenido, tendrás que crear una nueva plantilla desde el inicio. Puedes copiar y pegar el asunto y el contenido del mensaje para agilizar el proceso, pero el resto de la configuración deberá completarse nuevamente de forma manual.
¿Cuál debe ser el origen de la reserva?
En este apartado debes indicar desde qué origen de reserva podrá enviarse la plantilla automática.
Por defecto, al crear una nueva plantilla, el sistema mantiene seleccionadas las tres opciones disponibles:
Reservas manuales
Motor de reservas
Canales
Esto significa que la plantilla podrá enviarse para reservas procedentes de cualquiera de estos orígenes, siempre que también se cumplan el resto de condiciones configuradas.
Si deseas que la plantilla se envíe únicamente para un origen concreto, simplemente desmarca las opciones que no quieras utilizar y deja seleccionada únicamente la que corresponda.
Canales
Si mantienes seleccionada la opción Canales, podrás indicar desde el desplegable si la plantilla debe aplicarse a:
Todos los canales, o
únicamente a uno o varios canales específicos
📝 El origen de la reserva actúa como un filtro adicional. La plantilla solo se enviará cuando la reserva proceda del origen seleccionado y, además, se cumplan el evento y el resto de condiciones configuradas.
💡Preguntas frecuentes
¿Puedo crear una plantilla en varios idiomas?
¿Puedo crear una plantilla en varios idiomas?
Sí. El editor tiene banderas de idioma que te permiten redactar el asunto y el cuerpo del email en cada idioma de forma independiente.
¿Puedo duplicar una plantilla?
¿Puedo duplicar una plantilla?
No. Actualmente, la nueva mensajería no permite duplicar plantillas.
Si necesitas crear una plantilla similar, deberás crear una nueva y configurar nuevamente su contenido.
¿Cómo puedo disponer de la misma plantilla en varios idiomas?
¿Cómo puedo disponer de la misma plantilla en varios idiomas?
Si deseas que una plantilla esté disponible en varios idiomas, deberás completar manualmente el contenido de cada uno de ellos.
Para ello, haz clic sobre la bandera del idioma correspondiente y completa la información de la plantilla para ese idioma.
Los únicos campos que será necesario traducir de forma externa son:
Asunto del email.
Descripción o cuerpo del mensaje.
El resto de la configuración de la plantilla será común para todos los idiomas.
📌 Importante: Puedes completar únicamente los idiomas que necesites o todos los disponibles en el sistema.
¿Puedo convertir una plantilla automática en manual o una plantilla manual en automática?
¿Puedo convertir una plantilla automática en manual o una plantilla manual en automática?
Sí. Puedes cambiar el tipo de una plantilla en cualquier momento.
Al realizar este cambio, el sistema conservará toda la información relacionada con la edición de la plantilla, como por ejemplo:
el asunto del email;
el cuerpo del mensaje;
las traducciones realizadas en los distintos idiomas.
No obstante, la configuración del envío automático no se conserva.
Esto significa que, si conviertes una plantilla manual en automática, deberás volver a configurar toda la información relacionada con el envío, como:
el evento que desencadena el envío;
cuándo debe enviarse;
los alojamientos a los que se asociará;
el origen de las reservas;
y el resto de condiciones de envío.
En cambio, si conviertes una plantilla automática en manual, conservarás el contenido de la plantilla, pero dejarán de aplicarse todas las configuraciones relacionadas con el envío automático.
¿Qué ocurre si una reserva de última hora llega dentro de la ventana de envío configurada?
¿Qué ocurre si una reserva de última hora llega dentro de la ventana de envío configurada?
Si el envío está programado antes del check-in y no has activado la opción Enviar aunque la reserva llegue con menos antelación, esa reserva no recibirá el email. Activa la opción para cubrirlas.
¿Puedo enviar una plantilla automática de forma manual?
¿Puedo enviar una plantilla automática de forma manual?
Sí. Las plantillas de tipo Automático también se pueden enviar manualmente desde la ficha de cualquier reserva.
¿Qué ocurre si modifico una plantilla automática?
¿Qué ocurre si modifico una plantilla automática?
Cualquier cambio que guardes en una plantilla automática se aplicará a los futuros envíos que cumplan las condiciones configuradas.
Las reservas o emails que ya hayan sido enviados anteriormente no se modificarán.
Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!