Hai bisogno di avvisare i tuoi dipendenti dell'orario in cui devono gestire il Check-in o il Check-out o a che ora devono pulire le camere?
AvaiBook ti dà questa possibilità attraverso la schermata "Check - in/ out" che trovi nel menù principale di "Pianificazione".
Una volta entrato nella schermata di "Check in / out", puoi cliccare sul pulsante "Cerca" per vedere tutti gli incarichi da realizzare o visualizzarli per tipologia, periodo, alloggio, zona o per incarico, come ti mostriamo nell'immagine. Questa è la schermata che vedrai:
Vedrai varie colonne. Possiamo dividere l'informazione in quattro sezioni principali:
1- la prima corrisponde all'area di reception, con l'entrata dei viaggiatori (in verde) e l'uscita (in rosso), la data e l'ora in cui realizzare l'incarico e il nome del dipendente che dovrà farlo.
2- Al centro, si trovano le informazioni della prenotazione: numero di notti del soggiorno degli ospiti , l'ID, lo stato del Fast Check-in, il viaggiatore, le persone che si sono alloggiate e l'alloggio.
3- La terza colonna si riferisce all'incarico di pulizia, con le stesse informazioni di quella della reception: data, ora e nome del dipendente.
4- Infine, c'è un'ultima colonna che lavora sulle precedenti: invio di email e modifica. Clicca per organizzare l'incarico.
Da qui, potrai indicare manualmente il dipendete che realizzerà l'incarico, la data e l'ora.
*Ricorda che qui appariranno solamente i dipendenti che tu hai assegnato per ogni alloggio nella configurazione iniziale. Se nella creazione del dipendente, hai segnato che "Marco" si occupasse solo di un alloggio, non apparirà il suo nome come opzione da selezionare per gli incarichi di un altro alloggio.Per questo, consigliamo di segnare durante la fase di configurazione che il dipendente "Marco" lavorerà in tutti gli alloggi o in tutti quelli in cui consideri che possa lavorare.
Potrai anche aggiungere delle note che appariranno successivamente nella schermata principale, nel momento in cui cliccherai sull'icona informazioni che puoi vedere nell'immagine qui sotto e decidere se vuoi inviare un'email o meno, avvisando i dipendenti dell'incarico. Questa email includerà, oltre ai dati basici, le note che scriverai e un piccolo riassunto della prenotazione.
*Non preoccuparti se dimentichi di marcare la casella di invio dell'email quando modifichi l'incarico. Se vuoi avvisare il tuo dipendente, dovrai solamente tornare alla schermata principale e fare clic sull'icona dell'email, accanto a quella di modifica, e si invierà nel momento stesso.
Per fare tutto ciò, dovrai configurare previamente i dipendenti e includere un indirizzo email. Inoltre, sai che hai la possibilità di automatizzare l'assegnazione di incarichi per alcuni di loro?
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