Per creare nuovi impiegati o modificare quelli esistenti, è sufficiente accedere alla sezione principale Pianificazione> Check in/out (1) e poi cliccare su Gestire il personale (2) in alto a destra.
Accederai ad una schermata come quella sottostante. Qui potrai creare nuovi dipendenti e vedere il riassunto di tutti quelli già configurati con i loro incarichi. È possibile effettuare eventuali modifiche nella sezione "Azioni". La prima icona si riferisce alla modifica, la seconda serve a condividere il calendario iCal (che spiegheremo più avanti) e la terza per eliminare definitivamente il dipendente.
Clicca su "Crea impiegato" se desideri aggiungerne uno nuovo. Dovrai configurare il suo nome, indirizzo e-mail se desideri inviargli delle e-mail, il compito (reception o pulizia) e l'alloggio di cui si dovrà occupare.
Avrai anche la possibilità di selezionare: "Avvisare" e "Assegnazione automatica". Di seguito spiegheremo ciascuna di queste opzioni.
Cosa si intende per assegnazione automatica?
Si tratta di uno strumento con il quale è possibile automatizzare l'assegnazione dei compiti. In altre parole, ti permette di selezionare, ad esempio, Anna come receptionist fissa di due, tre o quanti appartamenti desideri, in modo tale che quando ricevi una nuova prenotazione, l'incarico le verrà assegnato automaticamente secondo le istruzioni che hai programmato.
Nel caso di selezione di "Pulizia" e "Assegnazione automatica", questa configurazione ti obbligherà ad indicare quando vuoi che sia effettuata. Per esempio, se sono abituato a far fare le pulizie due ore dopo il check-out dei viaggiatori, selezionerò quanto segue:
In questo modo, se il Check-out avviene alle 12:00, ad Anna verrà automaticamente assegnata il compito con orario alle 14:00.
Ricorda:
*Ci può essere solo un receptionist e una persona delle pulizie auto-assegnata per ogni alloggio. Se due persone coincidono, il sistema ti informerà e non ti permetterà di effettuare la selezione.
*Se si seleziona "assegnare automaticamente" ma non si sceglie nessun alloggio nell'elenco, il lavoratore sarà considerato "assegnato automaticamente" a tutti gli alloggi.
*Se configuri "assegnare automaticamente" il lavoratore sarà assegnato a tutti gli alloggi che scegliete. Non è possibile che sia assegnato solo ad alcuni alloggi tra quelli scelti.
*Se non vuoi selezionare l'opzione "assegnare automaticamente", ricorda che si consiglia di configurare che il lavoratore potrà occuparsi di "tutti gli alloggi". In questo modo quando distribuirai manualmente gli incarichi nella schermata principale di Check in /out, si vedrà il suo nome nella lista dei dipendenti che possono occuparsi dell'alloggio di cui stai organizzando le attività.
Posso automatizzare anche le e-mail?
Sì. Avrai visto che accanto a "assegnazione automatica" troviamo l'opzione "Avvisare". Se si seleziona questa opzione, il dipendente riceverà ogni mattina, alle 7 del mattino, un'e-mail con gli incarichi assegnati per i prossimi tre giorni. Se non vuoi che sia fatto automaticamente, ricorda che puoi inviare le email manualmente dalla schermata principale Check in / out.
Sapevi che puoi condividere un iCal con i tuoi dipendenti affinché visualizzino i loro incarichi in modalità calendario? Per farlo, dovrai solo tornare alla sezione precedente di "Il mio personale", e cliccare sull'icona del calendario che si trova tra l'cona di modifica e il cestino che ti abbiamo mostrato prima. In questo modo, verrà generato un link che potrai condividere con i tuoi dipendenti tramite mail, SMS o qualsiasi altro canale che desideri.
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