Fast Check-in es una solución propia, integrada en todas tus reservas y diseñada para ahorrarte una gran cantidad de tiempo durante el registro de tus huéspedes y el posterior envío a la Guardia Civil (Hospederías), Policía Nacional, Mossos d'Esquadra y Ertzaintza.

Con el objetivo de facilitar tu gestión en una de las tareas más absorbentes que debes realizar, te ofrecemos las siguientes funcionalidades:

Podrás anticipar el Check-in de tus viajeros solicitándoles de forma automática, o manual el registro de sus datos personales. De esta manera, el día de entrada solo tendrás que verificar su identidad y tus huéspedes no tendrán que esperar.

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Se generarán de forma automática los partes de entrada con los datos de cada huésped, además podrás imprimirlos, guardarlos en formato PDF o bien recibirlos en el correo electrónico que tú elijas.

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Ya no será necesario tener impresos los partes de entrada para obtener la firma. De manera sencilla desde tu móvil, Tablet o PC los huéspedes podrán firmar digitalmente su Check-in.

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Los partes de entrada, se enviarán de forma automática a la Guardia Civil (Hospederías), Policía Nacional, Mossos d'Esquadra o Ertzaintza. Solo tendrás que indicar tus datos de acceso en la configuración de esta sección y el envío se realizará una vez marcada la casilla "check-in terminado" dentro de la reserva.

Para agilizar el proceso de completar los datos de tus viajeros, vas a poder escanear los documentos de identidad de una manera ágil y sencilla. Disponible con nuestro plan Pro.

Fast Check-in está incluido en todos los planes Avanzado, Premium y Líder, Standar y Pro Si, por el contrario, estás en uno básico y te gustaría probarlo, recuerda que te ofrecemos un mes gratis sin compromiso.

Accede a la sección: Mis alojamientos. Una vez hayas escogido el alojamiento, aparecerá arriba a la derecha la pestaña Fast Check-in.
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Para solicitar los datos de tus huéspedes, puedes elegir entre varias opciones.

En primer lugar, puedes configurar el Aviso al huésped principal, es decir crear un email personalizado o usar los avisos predefinidos de Avaibook:

En la segunda linea, puedes decidir cómo se hará el envío del aviso:

El siguiente paso es insertar los datos de acceso a la página de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad competentes donde quieres que enviemos la información de tus reservas.

1- La entidad de registro dependerá de la localidad en la que se encuentra el alojamiento. Revisa si te corresponde registro en: Guardia Civil (Hospederías), Policía Nacional, Mossos d'Esquadra y Ertzaintza

2/3- Tendrás que insertar el usuario y contraseña con el que te diste de alta en la Fuerzas y Cuerpos de Seguridad que te corresponde.

4- Tendrás que insertar también el código de tu establecimiento, facilitado una vez hayas dado de alta tu establecimiento en el organismo que corresponda. En algunos casos este código coincide con el usuario.

*En el caso de que se trate de un alojamiento parcial, debes seleccionar si todas las unidades alojativas tienen un mismo número de registro o por lo contrario cada una tiene su propio registro:

En caso de que cada unidad tenga un registro diferente, debes indicar el código de establecimiento, nº de fichero y nº de parte que corresponda a cada una.

5/6 - Es necesario que conozcas el número del fichero -5- (si no conoces el número del último enviado, indica "1) y el último parte de entrada -6- (Si no lo conoces o es tu primer parte, indica "0" en este campo.).

7- Si quieres que el envío a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad se haga de manera automática marca esta opción. El proceso se ejecutará cada hora. Recuerda que debes marcar la casilla de "check-in terminado" en la ficha de la reserva, o en caso contrario, no se hará el envío.

8- Edad mínima del huésped. Edad a partir de la cual es obligatorio el registro y firma de los partes de entrada de los viajeros.

9- Si quieres recibir los partes de entrada en PDF en tu correo, indica tu email en este campo

10- Al marcar esta opción podrás crear y hacer uso de un contrato de alquiler vacacional vinculado a una reserva. Puedes crear un contrato desde cero o escoger entre uno de nuestros modelos

11- Indica tus datos de empresa. Es necesario que estos datos de empresa sean los mismos que figuran en la Entidad Oficial en la que has registrado tu establecimiento.

La documentación exigida puede variar dependiendo de la nacionalidad del viajero:

Comprueba que los huéspedes hayan completado correctamente sus datos. Si falta alguno o no son correctos, podrás editarlo desde el lápiz situado a la derecha en la línea de cada huésped.

Tus huéspedes podrán firmar cada uno de sus partes. Solo tendrás que clicar en el lápiz para ello.

Los viajeros pueden firmar cuando están completando la información o podrán hacerlo desde tu móvil o Tablet de manera digital . Podrás guardarlo en formato PDF, recibir una copia del Check-in en tu correo electrónico y, por supuesto, imprimirla.

Tras verificar la identidad de tus viajeros, y recoger sus firmas deberás informar a la Guardia Civil, Policía Nacional, Mossos d'Esquadra o Ertzaintza, según te corresponda.

Recuerda indicar CHECK-IN TERMINADO cuando tengas los datos de todos tus huéspedes.

De esta manera recibirás una copia de los partes de entrada (si previamente configuraste la opción de "recibir correo" desde la ficha del alojamiento), y te lo mostraremos como completado en el listado de reservas junto a la ocupación con un tic verde (verás un reloj de arena si está pendiente de completar).

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Si en la configuración de Fast check-in, en la ficha de tu alojamiento has marcado la opción de envío automático, se enviará el fichero cuando marques la opción de check-in terminado. El proceso se realizará cada hora.

Podrás ver el resumen y el estado del envío del fichero desde aquí:

Si no configuraste el envío automático a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, tendrás también la opción de enviarlo manualmente o descargar el registro para cargarlo en la página de la entidad correspondiente:

Este es un ejemplo de la ficha de Fast Check-in desde la que se gestionará el Check-in de tus huéspedes.

Si tienes un plan PRO, con el lector de documentos de identidad podrás obtener los datos personales del huésped de forma automática mediante la cámara de tu dispositivo y completar de manera más ágil el Fast check-in.

Tus viajeros recibirán un e-mail con un enlace directo a su hoja de Check-in tal y como ves a continuación:

Todos los huéspedes de la reserva deberán completar los datos requeridos y firmar. Estos datos pueden variar en función del cuerpo de seguridad donde serán registrados.

Pueden darle a GUARDAR en cualquier momento sin necesidad de haber completado todos los datos. De esta manera, el viajero podrá escoger el momento más idóneo para seguir completando la información, sin haber perdido los datos ya guardados.
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También pueden compartir fácilmente el enlace de la hoja de Check-in con todos sus acompañantes:

Cuando todos los huéspedes hayan completado los datos, podrán indicar que han TERMINADO y enviar la hoja de admisión.
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En ese momento, recibirás un aviso, y sus datos quedarán registrados en AvaiBook.
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​Si se han confundido no hay problema, podrán modificar estos datos de nuevo entrando de nuevo a través del enlace anteriormente facilitado, y enviarlos nuevamente una vez revisados.

El lector de documentos de identidad te permite obtener los datos del huésped de forma automática para completar de manera más ágil el fast check-in. Está incluída en los planes PRO.

Desde la versión móvil, entra en la ficha de la reserva, haz clic en el icono de la maleta (fast check-in) y selecciona la opción de añadir huésped.

Selecciona escanear documento:

Y selecciona el tipo de documento que deseas escanear:

Es posible que se solicite permiso para acceder a la cámara:

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