AvaiBook te ofrece la posibilidad de configurar varias plantillas de correo electrónico que se enviarán de manera automática cuando necesites. Así podrás ofrecer a tus huéspedes una atención más personalizada y ahorrarás tiempo.
Cómo configurar emails automáticos
Accede al menú de Conversaciones > Emails.
En el centro de la pantalla encontrarás el botón de Crear Plantillas.
Asigna un nombre a la plantilla de Email.
Completa el asunto de la plantilla.
Redacta el contenido del mensaje en el apartado Descripción.
Verás la siguiente pantalla:
Nombre de la plantilla, solo será visible para ti desde la plataforma.
Activar o desactivar plantilla, al desactivar una plantilla puedes seguir editándola y no será enviada aunque tenga definidas reglas de envío.
Asunto que aparecerá en el correo del remitente. Puedes incluir parámetros en el campo asunto escribiendo o pegando el parámetro entre ## (#nombre_viajero).
En el Cuerpo te recomendamos usar los parámetros que se sustituirán por los datos reales cuando la plantilla se genere. Si introduces el carácter # en el editor de descripción te mostraremos todos los parámetros disponibles.
También podrás añadir algún archivo adjunto si lo deseas en formato PDF y con tamaño máximo de 1 MB.
Si tienes un Plan Pro vas a poder adjuntar además una plantilla del contrato de arrendamiento.
Envío de prueba de la plantilla - Puedes enviar una prueba a tu correo.
Si quieres enviar tu prueba a más de un email, sepáralos por comas.
Ten en cuenta que:
El envío de tu prueba se hará con el contenido que en ese momento tengas incluido en los apartados Asunto del email, descripción y adjunto.
Los parámetros incluidos en tu envío de prueba contendrán datos ficticios para que puedas comprobar el resultado final.
Recuerda guardar tu plantilla, sino tus cambios se perderán.
No se incluyen archivos adjuntos en tu envío de prueba.
💾 Recuerda guardar la información pestaña por pestaña
¿Cómo configurar reglas de envío?
Accede al menú de Conversaciones --> Emails.
En la línea de cada plantilla configurada hay una columna "Reglas".
Haz clic en el ojo y podrás configurar cuando quieres que se envíe esa plantilla
Se abrirá una ventana de "Reglas de envío" que te dice las que has configurado.
Añade una regla o modifica la regla clicando en el lápiz y guarda.
Como destinatario recuerda poner siempre #email_viajero#, puedes también poner un correo al que llegue una copia o copia oculta. Si tienes un Plan Pro y has configurado a tus clientes y usuarios, puedes usar nuestro sistema de emails para comunicarte con ellos también. Si el destinatario del mail es el proprietario de tu alojamiento, usarás el parámetro #email_cliente# , mientras que usarás el parámetro #email_usuario# si el destinatario es tu empleado.
Si tu plan lo permite, puedes elegir los alojamientos a los que quieres enviar la plantilla, si no, aplica la plantilla a todos tus alojamientos
Si tu plan lo permite, selecciona para qué canales quieres que se aplique la plantilla.
También podrás configurar un idioma predeterminado, y en el caso de que no exista una plantilla en el idioma de envío, enviaremos la plantilla asociada a este idioma.
¿Cómo configurar un idioma predeterminado?
Video explicativo:
Aquí te dejamos algunos ejemplos de plantillas
¿Qué parámetros puedo utilizar?
Cuando configuras o creas una plantilla de Email o un Contrato, tienes la posibilidad de incluir parámetros para que se los envíes a los viajeros de forma personalizada. Estos parámetros se sustituirán por los datos reales de la reserva, cuando la plantilla se envíe de forma automática.
Cuando estés editando la plantilla, solo tendrás que escribir # para que se te abra un listado con todos los parámetros disponibles. Para seleccionar el que quieras incluir, tan solo deberás clicar en el.
A continuación podrás ver el listado de todos los parámetros disponibles:
#anticipo#: Anticipo de la reserva
#campo_adicional_1#: Campo adicional 1
#campo_adicional_2#: Campo adicional 2
#campo_adicional_3#: Campo adicional 3
#campo_adicional_4#: Campo adicional 4
#campo_adicional_5#: Campo adicional 5
#cliente#: Nombre del cliente (propietario) creado por ti
#codigo_acceso#: Código de acceso al alojamiento
#comisiones_definidas#: Comisiones definidas
#condiciones_de_reservas#: Condiciones de la reserva
#cp_viajero#: Código postal del viajero
#direccion_alojamiento#: Dirección del alojamiento
#direccion_viajero#: Dirección del viajero
#email_cliente#: Email del cliente (propietario) creado por ti
#email_viajero#: Email del viajero
#enlace_fastcheckin#: enlace para rellenar los datos del check in
#extras#: Extras
#f_entrada#: Fecha de entrada
#f_reserva#: Fecha de realización
#f_salida#: Fecha de salida
#fianza#: Fianza establecida en las condiciones de la reserva
#forma_pago#: Información sobre la forma de pago
#hora_check_in#: Hora del check in
#hora_check_out#: Hora del check out
#id_reserva#: Id reserva
#idioma_reserva#: Idioma de la reserva
#importe_reserva#: Importe de la reserva
#importe_resto#: Resto de la reserva
#localidad#: Localidad del alojamiento
#mapa_alojamiento#: Localización del alojamiento
#nif_cif_pasaporte_viajero#: Documento de identidad del viajero
#nombre_alojamiento#: Alojamiento
#nombre_comercial_alojamiento#: Nombre comercial del alojamiento
#nombre_unidad#: Unidad Alojativa
#nombre_comercial_unidad#: Nombre comercial de la unidad alojativa
#nombre_unidad_etiqueta#: Etiqueta de la unidad alojativa
#nombre_viajero#: Viajero
#notas_internas#: Notas internas de la reserva
#numero_noches#: Número total de noches de la estancia
#observaciones_viajero#: Observaciones del viajero
#ocupacion#: Ocupación
#poblacion_viajero#: Población del viajero
#referencia_id#: Código de la reserva del canal de origen
#referencia_reserva#: Canal de origen de la reserva
#rs_viajero#: Razón social del viajero
#telefono_cliente#: Teléfono del cliente (propietario) creado por ti
#tfno_viajero#: Teléfono del viajero
#url_conversacion#: URL a la conversación con el viajero
#url_justificante#: URL al justificante de la reserva
En los parámetros campos adicionales mostraremos la información adicional que solicita en el motor de reserva, que se configura en la pestaña Opciones de reserva dentro de la ficha del alojamiento:
💡 Preguntas Frecuentes
¿Puedo activar o desactivar una plantilla?
En tus plantillas en la esquina superior derecha tendrás un botón donde poder activar o desactivar una plantilla. Al desactivarla puedes seguir aditándola y no será enviada aunque tenga definidas reglas de envío.
¿Puedo enviar un archivo adjunto?
Si, sigue el procedimiento normal que encuentras arriba en ¿Cómo creo una plantilla de email?, tendrás al final de la plantilla un apartado para adjuntar archivos. Recuerda que si es una imagen, tiene que ser a través de una dirección URL, así que será necesario que estén subidas a Internet. Los portales no permiten recibir archivos en la mensajería.
¿Puedo insertar una URL en el cuerpo del mensaje?
Sí, pero recuerda que Booking.com y Airbnb, bloquean los enlaces (URL) vinculados a un texto, por lo que es recomendable añadir siempre el enlace (URL) sin vincularlo a un texto, de ese modo el huésped podrá copiarlo y abrirlo en su navegador sin problemas.
❌ Ejemplo de enlace (URL) vinculado a un texto: Entra en AvaiBook
✅ Ejemplo de enlace (URL) sin vincular a un texto: Entra en https://app.avaibook.com/login.php
❗ Además, Booking.com y Airbnb, no permiten ningún formato (negrita, colores, imágenes, etc). Solo permite enviar texto en la comunicación con los huéspedes.
Además si la URL es demasiado larga te aconsejamos de acortarla mediante programas gratuitos como este: https://acortar.link/
¿A qué horas se envían los emails automáticos?
Las plantillas se envían en automático cada hora. Es posible hacer envíos manuales también desde la pestaña Reserva > conversaciones.
¿Puedo personalizar mis plantillas de emails?
¡Claro que sí! Puedes modificar la tipografía, el tamaño, el color, etc., y también añadir imágenes, como tu logotipo, haciendo clic en el icono del mosaico, arriba a la derecha (al lado del de enlace). Te pedirá que las incluyas a través de una dirección URL, por eso será necesario que estén subidas a Internet de alguna forma (a tu página web, por ejemplo) para que puedas incluirlas.
¿Puedo configurar las plantillas en diferentes idiomas?
Sí, cuando configures el email, podrás seleccionar el idioma que deseas configurar, nosotros no hacemos la traducción, pero identificamos de dónde es la reserva y enviamos en el idioma del viajero.
Ten en cuenta que:
Si tenemos una plantilla en el idioma del viajero, enviamos esa.
Si no se cumple el primer punto, usamos la configuración de idioma predeterminado para el envío y enviamos esa plantilla.
Si no se cumple el segundo punto, verificamos el idioma que tienes la plataforma de AvaiBook. Si hay una plantilla en ese idioma, la enviamos.
Si no se cumple ninguno de estos tres puntos, no enviamos nada.