Para crear nuevos empleados o modificar otros ya existentes solo tienes que acudir al apartado principal de Planning> Check in / out (1) y después haz clic en Gestionar Personal (2), arriba a la derecha.

Accederás a una pantalla como la que te mostramos a continuación. Aquí podrás crear nuevos empleados además de ver, de manera genérica, todos los que ya tienes y los cargos y opciones que has asignado a cada uno de ellos. Todas las modificaciones posibles las podrás realizar bajo el apartado "Acciones". El primer icono se refiere a la edición, el segundo a compartir el calendario iCal (lo explicaremos más adelante) y el tercero a eliminar definitivamente el empleado.

Pulsa "Crear empleado" si quieres añadir uno nuevo. Te pediremos su nombre, su dirección de correo electrónico en caso de que quieras enviarle e-mails, el cargo (recepción o limpieza) y el alojamiento al que deberá acudir. 

*Si no marcas ningún alojamiento, le serán asignados todos automáticamente.

*Si no vas a seleccionar la opción "auto asignado", recuerda que es recomendable que marques que trabajará en "todos los alojamientos" o en todos aquellos en los que creas que existe posibilidad de que acuda. Así, cuando estés distribuyendo tareas manualmente en la pantalla principal de Check in / out, te aparecerá su nombre en la lista de empleados que pueden ir a trabajar al alojamiento cuyas tareas estás en ese momento organizando.

Pero ¿qué es el auto asignado? 

Se trata de una herramienta con la que puedes automatizar la asignación de tareas. Dicho de otro modo, te permite que selecciones, por ejemplo, a Ana como la recepcionista fija de dos, tres, o todos los apartamentos que gustes, de tal manera que, en el momento en el que recibas una nueva reserva, se le asignará a ella automáticamente la tarea según las indicaciones que tú hayas programado. 

Esta programación te obliga únicamente a que, en el caso de la limpieza, nos comuniques, tras seleccionar "Limpieza" y "Auto asignar", cuándo quieres que la realice. Por ejemplo, si yo acostumbro a que la limpieza se realice dos horas después del Check-out de los viajeros, seleccionaré lo que aparece a continuación:

De esta manera, si el Check-out se realiza a las 12:00, a Lucía se le asignará automáticamente la tarea de limpieza con hora a las 14:00.

*Recuerda que solo podrá haber un recepcionista y una persona de limpieza auto asignada para cada alojamiento. Si dos personas del mismo área coinciden, el sistema te lo hará saber y no te permitirá llevar a cabo la selección.

*No está disponible todavía la opción de que una persona esté auto asignada en una o varias propiedades y en otras no. Si seleccionas esta opción, el trabajador se considerará "auto asignado" en todos los alojamientos que marques.

¿Y puedo automatizar también los correos?

Sí. Como ya habrás visto, al lado de "Auto asignar" encontramos "Avisar". Si seleccionas esta opción, el empleado recibirá cada mañana, a las 7 am, un correo electrónico con las tareas que tiene asignadas para los próximos tres días. Si no quieres que se realice de manera automática, recuerda que puedes enviar los correos manualmente desde la pantalla principal de Check in / out.

¿Y sabías que puedes compartir un iCal con tus trabajadores para que vean sus tareas a modo de calendario? Para hacerlo, solo tendrás que volver al apartado anterior de "Mi personal", y pulsar el botón de calendario que aparece entre el de edición y la papelera que te mostrábamos anteriormente. De esta manera, se generará un enlace que podrás compartir con tus empleados vía correo, SMS, o cualquier otro canal que consideres.

Otros enlaces de interés:

Recuerda que siempre puedes consultar nuestra base de conocimientos completa en:






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