AvaiBook permite configurar plantillas de correo electrónico automáticas para ofrecer una atención más personalizada a los huéspedes y ahorrar tiempo. Para configurar los emails automáticos, sigue estos pasos:
Cómo configurar plantillas de emails automáticos
Accede a Conversaciones > Emails en la plataforma.
Haz clic en Crear Plantillas.
Asigna un nombre a la plantilla.
Completa el asunto y redacta el contenido del mensaje.
Detalles importantes de la plantilla:
Nombre de la plantilla: Solo visible para ti.
Activar/desactivar plantilla: Desactivada sigue editable, pero no se enviará.
Asunto: Puedes incluir parámetros (como #nombre_viajero#).
Cuerpo del mensaje: Usa parámetros que se reemplazarán con datos reales. Si introduces el carácter # en el editor de descripción te mostraremos todos los parámetros disponibles.
Puedes adjuntar archivos en formato PDF (máximo 1 MB). Si tienes el Plan Pro, puedes adjuntar el contrato de arrendamiento.
Además, puedes enviar un correo de prueba a tu email para revisar la plantilla. Recuerda guardar los cambios, ya que si no lo haces, se perderán. No se incluyen archivos adjuntos en los correos de prueba.
💾 Recuerda guardar la información pestaña por pestaña
¿Cómo configurar las reglas para el envío del email?
Para configurar las reglas de envío de las plantillas de correo en AvaiBook:
Ve al menú Conversaciones > Emails.
En cada plantilla, haz clic en el icono del ojo en la columna "Reglas" para configurarlas.
Se abrirá una ventana donde podrás añadir o modificar reglas. Recuerda guardar los cambios.
Para el destinatario, usa el parámetro #email_viajero#. Puedes agregar también una copia o copia oculta.
Si tienes el Plan Pro, puedes personalizar aún más los destinatarios usando #email_cliente# para el propietario o #email_usuario# para el empleado.
Según tu plan, selecciona los alojamientos y canales a los que aplicarás la plantilla.
Esto permite gestionar de manera más precisa y personalizada el envío de correos automáticos.
¿Cómo configurar un idioma predeterminado?
Podrás configurar un idioma predeterminado, y en el caso de que no exista una plantilla en el idioma de envío, enviaremos la plantilla asociada a este idioma.
Parámetros para personalización de los Emails Automáticos
Cuando creas plantillas de emails o contratos, puedes personalizarlos con parámetros. Estos parámetros se reemplazan automáticamente por los datos de la reserva al enviarse. Para incluir un parámetro, escribe # y selecciona el deseado de la lista que aparece.
¿Cómo añadir enlaces en un email?
Lo primero que debes tener en cuenta es que puedes añadir cualquier enlace (URL) y que además los puedes vincular a un texto en concreto.
❗ Booking.com y Airbnb, bloquean los enlaces (URL) vinculados a un texto, por lo que es recomendable añadir siempre el enlace (URL) sin vincularlo a un texto, de ese modo el huésped podrá copiarlo y abrirlo en su navegador sin problemas.
❌ Ejemplo de enlace (URL) vinculado a un texto: Entra en AvaiBook
✅ Ejemplo de enlace (URL) sin vincular a un texto: Entra en https://app.avaibook.com/login.php
❗ Además, Booking.com y Airbnb, no permiten ningún formato (negrita, colores, imágenes, etc.). Solo permite enviar texto en la comunicación con los huéspedes.
💡 Tip para expertos
Puedes crear una plantilla de email únicamente para tus reservas de Airbnb y Booking.com, teniendo en cuanta que cualquier enlace que añadas NUNCA debería estar vinculado a un texto. Para estos canales crea siempre plantillas de email sencillas (sin formatos o estilos), en donde la información sea lo más accesible para los huéspedes.
Para el resto de reservas que recibas por otros canales, puedes generar una plantilla de email 100% personalizada. Emplea imágenes, enlaces vinculados a un texto o incluso carga un html con el diseño de tu email, y haz tu email lo más personalizado posible.
A continuación podrás ver el listado de todos los parámetros disponibles 👇
Clique aquí para ver todos los parámetros
Clique aquí para ver todos los parámetros
#anticipo#: Anticipo de la reserva
#campo_adicional_1#: Campo adicional 1, que se solicita únicamente en el motor de reservas.
#campo_adicional_2#: Campo adicional 2, que se solicita únicamente en el motor de reservas.
#campo_adicional_3#: Campo adicional 3, que se solicita únicamente en el motor de reservas.
#campo_adicional_4#: Campo adicional 4, que se solicita únicamente en el motor de reservas.
#campo_adicional_5#: Campo adicional 5, que se solicita únicamente en el motor de reservas.
#cliente#: Nombre del cliente (propietario) creado por ti
#codigo_acceso#: Código de acceso al alojamiento
#link_acceso#: Enlace de acceso al alojamiento
#comisiones_definidas#: Comisiones definidas
#condiciones_de_reservas#: Condiciones de la reserva
#cp_viajero#: Código postal del viajero
#direccion_alojamiento#: Dirección del alojamiento
#direccion_viajero#: Dirección del viajero
#email_cliente#: Email del cliente (propietario) creado por ti
#email_viajero#: Email del viajero
#enlace_fastcheckin#: enlace para rellenar los datos del check in
#extras#: Extras
#f_entrada#: Fecha de entrada
#f_reserva#: Fecha de realización
#f_salida#: Fecha de salida
#fianza#: Fianza establecida en las condiciones de la reserva
#forma_pago#: Información sobre la forma de pago
#hora_check_in#: Hora del check in
#hora_check_out#: Hora del check out
#id_reserva#: Id reserva
#idioma_reserva#: Idioma de la reserva
#importe_reserva#: Importe de la reserva
#importe_resto#: Resto de la reserva
#localidad#: Localidad del alojamiento
#mapa_alojamiento#: Coordenadas enlazadas a Google Maps
#nif_cif_pasaporte_viajero#: Documento de identidad del viajero
#nombre_alojamiento#: Alojamiento
#nombre_comercial_alojamiento#: Nombre comercial del alojamiento
#nombre_unidad#: Unidad Alojativa
#nombre_comercial_unidad#: Nombre comercial de la unidad alojativa
#nombre_unidad_etiqueta#: Etiqueta de la unidad alojativa
#nombre_viajero#: Viajero
#notas_internas#: Notas internas de la reserva
#numero_noches#: Número total de noches de la estancia
#observaciones_viajero#: Observaciones del viajero
#ocupacion#: Ocupación
#poblacion_viajero#: Población del viajero
#referencia_id#: Código de la reserva del canal de origen
#referencia_reserva#: Canal de origen de la reserva
#rs_viajero#: Razón social del viajero
#telefono_cliente#: Teléfono del cliente (propietario) creado por ti
#tfno_viajero#: Teléfono del viajero
#url_conversacion#: URL a la conversación con el viajero
#url_justificante#: URL al justificante de la reserva
En los parámetros campos adicionales mostraremos la información adicional que solicita en el motor de reserva, que se configura en la pestaña Opciones de reserva dentro de la ficha del alojamiento:
Le ofrecemos algunos ejemplos de plantillas como referencia.
Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!