En esta guía encontrarás todas las gestiones relativas a tus reservas.
¿Cómo busco una reserva?
Puedes acceder a tus reservas directamente desde el calendario o usando la sección de Planning --> Reservas.
Podrás utilizar diferentes filtros para acotar tus búsquedas. Accederás directamente a los detalles de cada una de tus reservas, donde podrás comprobar los importes cobrados, estado de tus cobros programados, datos de tus viajeros, entre otras cosas más.
¿Cómo reviso el estado de los cobros de una reservas?
En la ficha de la reserva puedes ver los cobros relativos a la misma y revisar su estado.
En la columna "Estado" puedes revisar si el cobro está realizado, fallido o a la espera.
símbolo del check verde: el cobro se ha realizado correctamente
símbolo reloj de arena: el cobro está programado, la fecha en que se realizará se lee justo a lado
símbolo X roja: el cobro ha dado fallido. En este caso, acercado el ratón a lado del interrogante azul de la derecha podemos saber qué tipo de error lo ha causado.
¿Cómo añado un pago en una reserva?
En la ficha de la reserva puedes ver los cobros relativos a la misma y añadir otros pagos según tus necesidades, aunque estén realizados por otra plataforma o método.
En la sección Pagos verás 2 líneas:
Pagos online: aquello pagos programados y que se realizan de forma automática
Otros pagos: aquellos pagos que se realizan por otro medio (transferencia, bizum metálico u otro) y que son gestionados por tí.
Para registrar un pago gestionado por tí, clica en la casilla correspondiente como indicado en esta foto:
Podrás indicar todos los detalles del pago realizado:
💾 Recuerda guardar la información pestaña por pestaña
¿Cómo modifico los importes de una reserva?
AvaiBook te permite modificar o actualizar los importes de una reserva ya confirmada, independientemente de que sea haya creado de forma manual u online.
Sólo debes acceder a la ficha completa de la reserva. Desde el menú Planning > Reservas, busca la reserva concreta y haz clic en su ID para acceder a la ficha.
Cuando estés en la ficha completa de la reserva, fíjate en el cuadro que tienes a tu derecha titulado Importes.
Modifica los importes y haz clic fuera de ese cuadro. Al alterar los campos Anticipo y Resto se re-calculará el importe Total.
Recuerda que si la reserva proviene de un portal tendrás que reflejar además los cambios en su plataforma.
¿Cómo modifico las fechas de una reserva?
AvaiBook te permite modificar las fechas de una reserva ya confirmada, independientemente de que sea haya creado de forma manual u online. Hay 2 maneras de hacerlo.
Desde el calendario
Si queremos mover una reserva, o bloqueo, de manera rápida desde el calendario a un alojamiento y fechas que estén disponibles, simplemente tendrás que hacer clic manteniendo pulsadas las fechas y arrastrar al periodo y alojamiento que corresponda.
Una vez ubicada la reserva, pre-reserva o bloqueo en el calendario aparecerá una pantalla informativa donde, a modo resumen, te indicamos los datos actuales de la reserva (1) y la información final (2), si es correcto ya simplemente tendrás que hacer clic en el botón Mover en la esquina inferior derecha de la pantalla para confirmar el cambio.
Desde la ficha de la reserva
Sólo debes acceder a la ficha completa de la reserva. Desde el menú Planning > Reservas, busca la reserva concreta y haz clic en su ID para acceder a la ficha.
Cuando estés dentro de la ficha completa de la reserva, en la zona derecha de la pantalla aparecerán las fechas actuales.
Solo tienes que hacer clic sobre las Fechas, aparecerá una nueva pantalla donde tendrás que seleccionar el nuevo periodo (1) y hacer clic en Cambiar fechas (2).
Recuerda que al mover la reserva de fechas no se cambiará el importe original.
Recuerda que si la reserva proviene de un portal tendrás que realizar además los cambios en su plataforma.
En el siguiente video os explicamos de manera muy sencilla como hacerlo:
¿Cómo cambio de habitación o alojamiento una reserva?
AvaiBook te permite modificar el alojamiento de una reserva ya confirmada, independientemente de que sea haya creado de forma manual u online.
Hay dos maneras de hacerlo
Desde el calendario
Si queremos mover una reserva, o bloqueo, de manera rápida desde el calendario a un alojamiento y fechas que estén disponibles, simplemente tendrás que hacer clic manteniendo pulsadas las fechas y arrastrar al período y alojamiento que corresponda.
Una vez ubicada la reserva, pre-reserva o bloqueo en el calendario, aparecerá una pantalla informativa, donde a modo resumen, te indicamos los datos actuales de la reserva (1) y la información final (2), si es correcto ya simplemente tendrás que hacer clic en el botón Mover en la esquina inferior derecha de la pantalla para confirmar el cambio.
Desde la ficha de la reserva
Sólo debes acceder a la ficha completa de la reserva. Desde el menú Planning > Reservas, busca la reserva concreta y haz clic en su ID para acceder a la ficha.
Cuando estés en la ficha completa de la reserva, fíjate en el cuadro que tienes a tu derecha donde aparece el alojamiento asignado.
Sólo tienes que hacer clic en el icono con forma de lápiz que te permite Editar el alojamiento asignado, aparecerá una pantalla donde tendrás que seleccionar el alojamiento de destino (1) y hacer clic en Mover la reserva (2).
Recuerda que si la reserva proviene de un portal tendrás que realizar además los cambios en su plataforma.
En el siguiente video os explicamos de manera muy sencilla como realizarlo:
¿Cómo se anula una reserva del motor de AvaiBook?
Las siguientes indicaciones serán para las reservas hechas a través del motor de Reservas
( Página web, Facebook, Instagram, pre-reserva, invitación, Rentalia).
📌 Si quieres anular una reserva de Booking, Expedia o Airbnb esta deberá hacerse directamente desde el portal.
En caso de que anule el viajero
Si es tu viajero quién quiere anular la reserva, puedes indicarle que en el justificante de reserva que se le envía con la confirmación, encontrará también las instrucciones de anulación.
De lo contrario, puedes enviarle nuevamente las indicaciones a su correo electrónico. Simplemente tendrás que acceder a los detalles de la reserva desde Planning-->Reservas, buscando la reserva concreta y haciendo clic en su ID para acceder a la ficha.
En la esquina inferior derecha tendrás que seleccionar el botón de Anular y seleccionar la opción el viajero quiere anular.
Si quieres, puedes añadir alguna explicación en el correo que enviaremos, posteriormente realiza el envío desde Enviar indicaciones.
Una vez esté la reserva anulada, el importe que el cliente haya pagado anticipadamente se le devolverá, o no, atendiendo a la política de cancelaciones que existiera en AvaiBook en el momento de la confirmación de la reserva.
Si no le corresponde la devolución, AvaiBook procederá a abonarte el importe correspondiente en tu cuenta bancaria (en caso de que no se hubiera hecho antes).
Si en cambio la anulación está dentro de la política de cancelaciones que has determinado en AvaiBook, nuestro sistema devolverá automáticamente al viajero el pago del anticipo menos las comisiones generadas.
En el caso que necesites anular por Overbooking, error en tarifas o similar
Cuando recibes una reserva a través del motor de reservas de AvaiBook, durante 2 días después de la recepción de la reserva, tendrás una opción disponible para poder anular tu reserva por overbooking, error en tarifas u otra situación, pasados esos días, esta opción desaparecerá.
Deberás escoger esta opción si no puedes atender la reserva porque ya tenías otra entrada, o bien porque los precios asociados a la reserva no son correctos. La anulación en este caso NO tendrá una penalización pero debes realizar un pago con tu tarjeta por el importe de las comisiones generadas para realizar la devolución íntegra al viajero.
En caso de que necesites anular por Causa de fuerza mayor
Debes acceder a la ficha completa de la reserva, desde el menú Planning -> Reservas, buscando la reserva concreta y haciendo clic en su ID para acceder a la ficha.
Cuando estés en la ficha completa de la reserva verás en la esquina inferior derecha el botón Anular.
Si por algún motivo, se da el caso de que no puedes alojar a los viajeros de una reserva, por algo inesperado como una avería o cese de negocio, podrás seleccionar la opción de anulación por Causa de fuerza mayor.
Deberás explicar el motivo por el que anulas esta reserva a tus viajeros. El sistema te consultará durante cuánto tiempo no estará disponible tu alojamiento. La anulación en este caso NO tendrá una penalización pero debes realizar un pago con tu tarjeta por el importe de las comisiones generadas para realizar la devolución íntegra al viajero..
En el caso de que el viajero no se presente
Llegada la fecha de Check-in de una reserva, siempre aparecerá una nueva opción de anulación, si tu viajero no se ha presentado o ha abandonado prematuramente el alojamiento, podrás proceder a la anulación de la reserva seleccionando la opción, El viajero no se ha presentado.
Las reserva quedará anulada, y el importe correspondiente al anticipo de reserva, corresponde al propietario del alojamiento.
¿Qué ocurre con el dinero tras anular una reserva?
Dependiendo del canal de recepción de la reserva, podemos tener diferentes escenarios.
Motor de reservas
Una reserva realizada a través del motor de reservas puede ser anulada por el propietario del establecimiento o por el viajero. El importe del anticipo será gestionado por parte de AvaiBook atendiendo a la política de cancelaciones pudiéndose dar los siguientes supuestos:
Si la cancelación la efectúa el viajero dentro de las fechas de la política de cancelación: AvaiBook le devolverá al viajero el anticipo, a excepción de las comisiones generadas.
Si la cancelación la efectúa el viajero fuera de las fechas de la política de cancelación, el viajero podrá cancelar la reserva pero no se le devolverá ningún importe. En este caso, el importe cobrado en concepto de anticipo, pertenece al propietario del alojamiento.
Si la cancelación la efectúa el propietario, se le devolverá el anticipo íntegro al viajero. En este caso las comisiones las asume el propietario y deberá realizar un pago con su tarjeta por el importe de las comisiones para realizar la devolución íntegra al viajero.
AvaiBook se regirá sobre estas bases para realizar las devoluciones de forma automática, lo cual no quiere decir que entre el alojamiento y el viajero se pueda llegar a un acuerdo diferente y se decida realizar la devolución al viajero por otros medios distintos a AvaiBook.
Si la reserva se ha realizado a través de Rentalia deberás tener en cuenta que también tendrás que asumir la comisión del portal para realizar la devolución íntegra al viajero.
Reservas de Booking
Sincronización limitada con Booking:
Si cobras las reservas de Booking a través de AvaiBook, puedes elegir entre 2 opciones: gestionar a través de AvaiBook la la política de cancelación de forma automática o no hacerlo.
- Si gestionas a través de AvaiBook la política de cancelación de forma automática (opción que aconsejamos) Si el viajero cancela en el plazo previsto de cancelación gratuita (según la política de cancelación que has configurado en AvaiBook) el sistema le devolverá automáticamente el importe del anticipo cobrado, sin necesidad de gestiones por tu parte (tiene que coincidir la política que has configurado en Booking con la que definas en AvaiBook)
-Si NO gestionas a través de AvaiBook la política de cancelación de forma automática (opción que NO aconsejamos) si hay que hacer una devolución tendrás que gestionarlo directamente desde la ficha de la reserva en AvaiBook.
Sincronización completa Booking:
Con esta versión de la sincronización es obligatoria la gestión automática de la política de cancelación a través de AvaiBook (siempre y cuando cobres las reservas de Booking con AvaiBook).
Si el viajero cancela en el plazo previsto de cancelación gratuita (según la política de cancelación que has configurado en AvaiBook) el sistema le devolverá automáticamente el importe del anticipo cobrado, sin necesidad de gestiones por tu parte.
Reservas de Expedia y Vrbo XML
En el caso de las reservas de estos dos portales las devoluciones no pueden hacerse automáticamente por AvaiBook, por lo que el propietario será quien haga la devolución de forma manual desde los detalles de la reserva.
¿Cómo realizo una devolución manual?
Si quieres realizar la devolución de una parte o de todo el importe cobrado en una reserva, lo podrás hacer desde los detalles de la misma.
Ve al menú Planning > Reservas y busca la reserva concreta.
Si quieres devolver el anticipo de una reserva del motor de AvaiBook, la reserva tiene que estar anulada, no será posible hacerlo en reservas aún confirmadas.
Accede a la reserva clicando en el ID correspondiente:
Una vez dentro de la ficha, aparecerás por defecto en la sección "Cobros BDP".
Verás una línea por cada una de las operaciones que has realizado. A su derecha tendrás la columna de Acciones. Haz clic en el botón con forma de flecha roja "Devolver". Se te abrirá el siguiente cuadro de "Devolver cobro":
En esta pantalla aparecerá la tarjeta que configuró tu viajero y donde se realizará la devolución, podrás escoger el importe a devolver, de manera completa o de manera parcial (por ejemplo si quisieras devolver todo menos las comisiones generadas) y ya simplemente tendrás que hacer clic en "Devolver".
Si tienes saldo disponible en AvaiBook suficiente como para hacer la devolución, se te informará de que ha sido realizada con éxito.
Si no tienes saldo disponible o no alcanza el importe de la devolución, el sistema te llevará a la pasarela de pagos. Aparecerá el importe que se cargará en tu tarjeta (1). Por defecto verás la tarjeta de crédito que tienes configurada en mis datos, pero además tendrás también la posibilidad configurar una nueva para esta devolución en concreto donde haremos un cargo para poder hacer la devolución a tu viajero (2). Para finalizar la devolución tendrás que hacer clic en Pago seguro con tarjeta.
Cuando hayas finalizado, el sistema te indicará si la operación se ha realizado con éxito. También podrás comprobar la devolución en el menú Contabilidad > Movimientos.
¿Qué hago si me da error la devolución?
Si te aparece "Error 102: tarjeta denegada por el banco emisor" debes revisar la tarjeta que estás utilizando para hacer la devolución, puede que no la tengas activa, que no tenga saldo suficiente o no permita hacer pagos online.
Si te aparece cualquier otro error, puede que sea un error puntual del servidor de Redsys. No lo intentes repetidas veces.
En cualquier caso si el error persiste contacta con nosotros a través de los medios habituales.
¿Cómo puedo asignar colores a mis reservas?
Con esta herramienta, puedes etiquetar todas tus reservas para que de una manera visual compruebes mediante colores si una reserva por ejemplo esta cobrada, o pendiente de cobrar, si tiene una actividad contratada, o cualquier nota que agilice visualmente tu gestión. Vas a poder configurar hasta ocho etiquetas con la información que más te interese. Esta funcionalidad estará disponible para los planes Premium, Líder y Pro.
¿Cómo Configuro las etiquetas?
Lo primero que deberás hacer, es asignarle etiquetas a los colores. En la esquina superior derecha, encontrarás el botón colores.
Una vez tengas configurada tu leyenda de colores, ya simplemente tendrás que asignar a cada una de tus reservas la etiqueta para identificarlas.Lo puedes hacer de dos maneras diferentes.
Insertar etiqueta desde la ficha de la reserva
Desde Planning-->Reservas, podrás acceder a los detalles de tu reserva, y en la zona derecha de la pantalla, encima de las fechas y alojamiento, podrás etiquetar la reserva con un color.
Insertar etiqueta desde el calendario
Desde Planning-->Calendario, podrás hacer clic en una reserva aparecerá una pantalla con la información principal de la reserva. En la parte derecha tendrás un botón con una etiqueta, simplemente deberás asignar el color que quieras.
Además desde Planning-->Reservas, podrás filtrar por colores para obtener el listado de reservas que cumplan con el filtro seleccionado.
¿Cómo modifico o añado los datos de mis viajeros?
Si deseas modificar o actualizar los datos de tus viajeros de una reserva confirmada, ya sea que has creado de forma manual o te ha llegado on-line, puedes hacerlo accediendo a los detalles de la misma. desde el menú Planning -> Reservas, buscando la reserva concreta y haciendo clic en su ID para acceder a la ficha.
Cuando estés en la ficha completa ve a la pestaña Fast check-in.
Puedes modificar tanto el nombre y apellidos, como email, teléfono y ocupación.
Cuando hayas terminado de hacer las modificaciones que creas oportunas dale al botón Guardar.
También puedes realizar el registro de tus huéspedes para el posterior envío a la Guardia Civil (Hospederías), Policía Nacional, Mossos d'Esquadra y Ertzaintza, compartiendo un enlace a tus viajeros para que puedan introducir todos su datos (1), solicitando el registro enviando un correo electrónico al huésped principal (2), o añadiendo de forma manual los datos de los viajeros (3).
¿Como puedo enviar el código de acceso al alojamiento?
Si tus viajeros pueden acceder al alojamiento mediante un código 🔢 o tienes una cerradura electrónica para sustituir a las cerraduras tradicionales, necesitas compartir esa clave numérica con ellos.
Tendrás que configurar esa clave en cada reserva, para ello tendrás que acceder a los detalles de la misma desde Planning>Reservas. Tendrás que hacer clic en la tercera pestaña que aparece en la parte superior de pantalla llamada Fast check in y añadir el código de acceso.
Para compartir las claves de acceso de manera automática con tus viajeros en las reservas confirmadas tendrás que configurar correos electrónicos automáticos o SMS que recojan el parámetro #codigo_acceso# para que se autocomplete con esta información.