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¿Puedo configurar correos electrónicos automáticos?
¿Puedo configurar correos electrónicos automáticos?

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Escrito por Emilia
Actualizado hace más de una semana

AvaiBook te ofrece la posibilidad de configurar varias plantillas de correo electrónico que se enviarán de manera automática cuando necesites. Así podrás ofrecer a tus huéspedes una atención más personalizada y ahorrarás tiempo.

Accede al menú de Conversaciones > Emails y, una vez allí, haz clic en “Crear plantilla”

Verás la siguiente pantalla:

1- Nombre de la plantilla, solo será visible para ti desde la plataforma.

2- Activar o desactivar plantilla, al desactivar una plantilla puedes seguir editándola y no será enviada aunque tenga definidas reglas de envío.

3- Asunto que aparecerá en el correo del remitente. Puedes incluir parámetros en el campo asunto escribiendo o pegando el parámetro entre ## (#nombre_viajero).

4- En el Cuerpo te recomendamos usar los parámetros que se sustituirán por los datos reales cuando la plantilla se genere. Si introduces el carácter # en el editor de descripción te mostraremos todos los parámetros disponibles.

5- También podrás añadir algún archivo adjunto si lo deseas en formato PDF y con tamaño máximo de 1 MB.

6- Si tienes un Plan Pro vas a poder adjuntar además una plantilla del contrato de arrendamiento.

⚠️ A tener en cuenta: si adjuntas los contratos de una reserva se eliminarán el resto de archivos adjuntados previamente. El contrato no se enviará antes del check in: el huésped deberá firmar el parte de entrada, la misma firma se aplicará al contrato. Por esto te aconsejamos que configures el envío para una fecha posterior al check in.

Un ejemplo de correo electrónico con parámetros sería el siguiente:

Como ves, también puedes personalizarlo de muchas otras maneras. Puedes modificar la tipografía, el tamaño, el color, etc., y también añadir imágenes, como tu logotipo, haciendo clic en el icono del mosaico, arriba a la derecha (al lado del de enlace). Te pedirá que las incluyas a través de una dirección URL, por eso será necesario que estén subidas a Internet de alguna forma (a tu página web, por ejemplo) para que puedas incluirlas. 

⚠️ Si las imágenes que necesitas no están subidas a Internet y usas, por ejemplo, WordPress, será tan sencillo como acudir al apartado de WordPress de Medios > Añadir nuevo. WordPress genera una URL por cada contenido subido, independientemente de si luego se publica o no. Sube la imagen que deseas utilizar, accede a sus detalles y copia la URL generada para luego pegarla en el correo electrónico que estás preparando.

⚠️Recuerda que, para ajustar las imágenes al tamaño que necesites, también existen herramientas online gratuitas que te permiten redimensionarlas.

Cuando hayas acabado, dale al botón de Guardar (6).

Con la plantilla ya creada, solo quedará que indiques cuándo deseas que se envíe. Haz clic en el botón de Ver reglas que te aparece a la derecha de la plantilla. Se abrirá un cuadro con las reglas que ya hay creadas o verás la opción de crear una nueva regla de envío:

Haz clic en "Crear regla". Elige cuándo enviar la plantilla automática y a qué destinatario. ⚠️ Recuerda que puedes usar parámetros: por ejemplo si quieres que se envíe a tus viajeros tendrás que configurar el parámetro #email_viajero#.

Si tienes un Plan Pro y has configurado a tus clientes y usuarios, puedes usar nuestro sistema de emails para comunicarte con ellos también. Si el destinatario del mail es el proprietario de tu alojamiento, usarás el parámetro #email_cliente# , mientras que usarás el parámetro #email_usuario# si el destinatario es tu empleado.

⚠️Dependiendo del plan contratado podrás elegir para qué alojamientos deseas mandar el email y a qué reservas dependiendo del portal.

¡Y listo! Ya tienes tu plantilla de correo electrónico creada. Se enviará automáticamente de acuerdo con la configuración detallada.

Si quieres puedes enviarte una prueba de la plantilla que has creado. Los parámetros que se incluirán contendrán datos ficticios para que puedas comprobar el resultado final. Recuerda guardar la plantilla, sino tus cambios se perderán. En el correo de prueba no se incluirán los archivos adjuntos.

Otros enlaces de interés:

Puedes consultar toda nuestra base de conocimiento ordenada por colecciones, y ver todo lo que nuestros planes pueden ofrecerte.

Además te invitamos a visitar nuestro blog y canal de youtube donde encontrarás webinars y noticias con contenido general del sector

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