Antes de comenzar a utilizar el módulo, deberás cerciorarte de que tienes bien configuradas ciertas partes que utilizarás cuando empieces a emitir facturas.

Series generales, especiales y productos predefinidos

Tenemos dos tipos de series que puedes configurar desde Contabilidad > Facturas > Configuración

  • Estándar, generalmente utilizadas cuando el emisor de la factura sea el gestor o propietario usuario de la cuenta de AvaiBook. Podrá haber un máximo de 15 series, pero recuerda que tendrá que haber como mínimo una para emitir facturas y otra para rectificar o anular.
  • Especial, generalmente utilizadas cuando el emisor es un cliente externo. En este caso, podremos crear 5, y ocurrirá lo mismo que en las anteriores: tiene que haber como mínimo una para emitir facturas y otra para rectificar o anular.

    Ejemplos series generales y especiales

Los productos predefinidos están pensados para definir conceptos de bienes o servicios que utilicemos habitualmente en nuestras facturas, así podremos insertarlos de manera más fácil y ágil, pues aparecerán automáticamente en Detalle > Concepto cuando creemos una nueva factura.

Datos de emisor y receptor

Como veremos más adelante, cuando desees crear una nueva factura, aparecerán dos nuevos apartados, uno destinado al emisor y otro al receptor. En ambos podrás escoger varias opciones en caso de que no hayas vinculado la factura todavía a ninguna reserva.

Para que los datos de los emisores y receptores, como por ejemplo la dirección, aparezcan por defecto tal y como mostramos en la imagen y no tengas que añadirlos manualmente cada vez que utilices el módulo, revisa que la información está completa en:

  • Si el emisor de la factura es el gestor o el propietario dueño de la cuenta de AvaiBook, acudiremos a Contabilidad > Facturas > Configuración. Rellenaremos los datos y le daremos a guardar.
  • Si el emisor es el propietario del alojamiento -esto es solo para gestores que trabajan con varios propietarios-, acudiremos a Mis datos >  Mis clientes > Selecciona un cliente.. Debemos recordar incluir el logo del cliente para que posteriormente aparezca en la factura. También si queremos que este pueda luego emitir facturas (a viajeros o a nosotros) y si excluiremos o no el IVA y cuál será su cantidad. En esta sección, también podemos crear series generales específicas para cada cliente, en caso de que sean diferentes a las que nosotros utilizaríamos habitualmente. 
  • Para los datos del receptor, si somos un gestor y facturamos a un propietario, los datos que hayamos configurado en el punto anterior saldrán predefinidos. Si facturamos a un viajero, solo tenemos que vincular la factura a una reserva y se cargarán los datos del viajero que realizó la reserva. También existe la opción de "otro", para que puedas incluir otra persona con información que todavía no esté registrada.

Extras

Por alojamiento: Para que los extras salgan por defecto cuando vinculemos una factura a una reserva de un alojamiento concreto, tendremos que configurarlos desde  Alojamientos > Mis alojamientos. Seleccionamos el que deseemos editar y pulsamos en Tarifas. Allí veremos un apartado destinado a Extras. Esto significa que ese extra solo aparecerá en el alojamiento en el que lo hayamos configurado a la hora de realizar una factura.

También podremos configurar extras para que aparezcan en todos los alojamientos sin distinción. Para eso utilizaremos las series previamente mencionadas. Tenemos que ir a Contabilidad > Facturas > Configuración, para añadir este extra como serie o producto predefinido, y así te aparecerá siempre como opción para todos.

*Ten en cuenta que si, por ejemplo, configuras un extra de limpieza para un alojamiento y luego también lo haces para todos, este aparecerá duplicado.

IVA

Si el receptor es el viajero, independientemente de quien emita la factura, el IVA que aparecerá en la factura será el configurado en nuestra sección de alojamientos, independientemente de si el emisor es el propietario (dueño del alojamiento) o agencia (usuario de AvaiBook). Para ello, acude a Alojamientos > Mis Alojamientos. Selecciona el que desees editar y acude al apartado de BDP, para editarlo desde ahí. 

*Si el alojamiento tiene domicilio en Canarias, este aparecerá como IGIC. En Italia y Portugal también aparecerá el correspondiente.

Cuando el emisor es la agencia (usuario de AvaiBook) y el receptor no es el viajero,  el IVA que aparecerá en la factura será el que tengamos configurado desde Contabilidad > Facturas > Configuración.

Cuando el emisor es el propietario (dueño del alojamiento) y el receptor no es el viajero,  el IVA que aparecerá en la factura será el que tengamos configurado desde Mis datos >  Mis clientes > Selecciona un cliente.

Pie de factura

Podemos configurar pies de factura para agradecer los servicios, la estancia o lo que más nos apetezca. Si quieres uno genérico, para todas las facturas que emitas, acude a Contabilidad > Facturas > Configuración. Lo que escribas allí aparecerá por defecto cada vez que crees una nueva factura.

Si deseas editar el pie de una sola factura, puedes hacerlo cuando la estés creando  (Contabilidad > Facturas > Crear factura). En la parte de abajo, verás que hay un campo que queda rellenado con el pie de factura genérico que configuraste en el punto anterior. Desde ahí puedes cambiarlo. El nuevo será el que aparezca en esa nueva factura que estés generando.

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