As reservas não processadas são aquelas que, pelas razões explicadas abaixo, não puderam ser sincronizadas corretamente desde um dos portais para o nosso sistema AvaiBook. Não se assuste quando vir uma! Só tem que ter cuidado, pois isso requer uma gestão manual realizada por si.

Quando isso acontecer, receberá um e-mail do AvaiBook como este:

Essas reservas não processadas podem ser encontradas no menu Planning > Reservas, na secção de registo Reservas não processadas.

Porque é que isto pode acontecer?

O mais comum é porque você trabalha por culpos no portal. Alguns portais como Booking.com e Expedia funcionam com culpos, enquanto nós não. Isto significa que, embora concentrem todas as unidades alojativas dentro de um mesmo culpo, nós diferenciamo-las. Às vezes, isso pode levar a erros nos processos de encerramento e abertura de datas.

 Por exemplo, tem 4 quartos duplos criados no AvaiBook e todos eles são atribuídos ao mesmo tipo (quarto) no Booking/Expedia, para que a disponibilidade dos 4 para vender no portal seja somada.

É possível que, ao adicionar o culpo de todos os quartos, uma reserva entre para a tipologia em questão, mas não há um único quarto na qual atribuir a reserva.

Podem existir outros motivos, como por exemplo, o facto de que em Booking/Expedia ter sido cancelada uma reserva antes da sincronização e, em seguida, ter sido efectuada outra reserva no mesmo portal para essas datas. Nesse caso, terá no AvaiBook um bloqueio ou reserva que correspondia a reserva cancelada que terá que ser liberado por si para atribuir a não processada.

Como gerenciá-la?

As reservas não processadas já estão confirmadas pela Booking ou Expedia, por isso é importante que processe e atribui-lá no seu calendário. Em seguida nós explicamos-lhe a gerência que terá que fazer manualmente para isso:

Exemplo ilustrativo:

Tenho uma reserva na listagem de não processadas de 30 de junho a 7 de julho para o meu quarto triplo. Mas no meu calendário não tenho nenhum dos meus dois quartos triplos disponíveis nessas datas:

Tenho no primeiro quarto um bloqueio desde 27/06 até 03/07 no qual a não processada não pode entrar no dia 30 de junho nesse quarto.
Meu segundo quarto triplo também está bloqueado desde 03/07 até 12/07. Então o hóspede teria que sair do quarto em 03/07.

Solução?

Mover os bloqueios (ou reservas) de um quarto para outro para deixar um dos triplos com um intervalo mais amplo de datas onde colocar a não processada.
Após mover os bloqueios na secção Não processadas e atribuir a reserva ao calendário do alojamento correspondente:

O resultado final é este:

Pronto!  A reserva já tem seu lugar no calendário.

Posso evitar estas situações?

Claro que sim. A forma mais óbvia e eficaz de evitar é não trabalhar por culpos, mas nem sempre é uma alternativa.
Se precisar de trabalhar por culpos, recomendamos-lhe duas opções que irá ajudar-lhe a minimizar estes casos:

  • Não atribua à sincronização todas as unidades do AvaiBook, deixe alguma sem conectar onde poder mover as reservas.
  • Tente manter o teu calendário organizado. Mova suas reservas periodicamente para tentar deixar os quartos com as maiores aberturas possíveis. Acumula a maioria das reservas em uns alojamentos e deixa outras mais liberadas.  A disponibilidade será a mesma, mas é menos provável que isso aconteça.

Precauções:

Se vês que tem uma reserva não processada que pode atribuir-lá no calendário movendo reservas como já vimos anteriormente, mas não tem tempo para o fazer neste momento, bloqueie as datas que correspondem à reserva no calendário mesmo que esteja em quartos diferentes para fechar a disponibilidade no portal.
Isto é muito importante que o faça o mais rapidamente possível, pois caso contrário o portal permanece aberto e pode receber outras reservas.

Se nenhum dos casos que mencionámos seja o seu caso, por favor informe os nossos agentes para que possam dar-lhe mais informações.

Informação adicional:

No caso da Expedia deverá ter em mente que as reservas não processadas devem ser atribuidas de forma mais ágil, porque o tempo em que fica disponível, dependerá da data do check-in da reserva.

  • Se a reserva entrar em 24 horas ou menos, terá 30 minutos para atribuí-la.
  • Se a reserva entrar entre 24 e 48 horas terá 1 hora para atribuí-la. 
  • Se entrar após 48 horas, poderá atribuí-la durante as próximas 24 horas.

 

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