Per creare nuovi impiegati o modificare quelli esistenti, è sufficiente andare alla sezione principale "Pianificazione". Clicca su "Check in / out" e poi clicca su "Gestire il personale" nell'angolo in alto a destra.

Accederai ad una schermata come quella sottostante. Qui potrete creare nuovi dipendenti e vedere, in modo generico, tutti quelli che già avete e le posizioni e le opzioni che avete assegnato a ciascuno di essi. È possibile effettuare tutte le modifiche possibili nella sezione "Azioni". La prima icona si riferisce alla modifica, la seconda per condividere il calendario iCal (che spiegheremo più avanti) e la terza per eliminare definitivamente il dipendente.

Fate clic su "Crea impiegato" se si desidera aggiungerne uno nuovo. Vi chiederemo il suo nome, indirizzo e-mail se volete inviargli delle e-mail, il compito (reception o pulizia) e l'alloggio di cui si dovrà occupare. 

*Se non segnate nessun alloggio, saranno tutti assegnati automaticamente.

*Se non avete intenzione di selezionare l'assegnazione automatica, ricordate che si consiglia di segnare che lavorerà in "tutti gli alloggi". Così, quando si distribuiscono i compiti manualmente nella schermata principale di Check in / out, vedrete il suo nome nell'elenco dei dipendenti che possono andare a lavorare nell'alloggio di cui si stanno attualmente organizzando le attività.

Cosa si intende per assegnazione automatica? 

Si tratta di uno strumento con il quale è possibile automatizzare l'assegnazione dei compiti. In altre parole, ti permette di selezionare, ad esempio, Lucia come receptionist fissa di due, tre o quanti appartamenti desideri, in modo tale che quando ricevi una nuova prenotazione, il compito le verrà assegnato automaticamente secondo le istruzioni che hai programmato. 

Questa programmazione obbliga l'utente, in caso di pulizia, a configurare, dopo aver selezionato "Pulizia" e "Assegnazione automatica", quando bisogna effettuarla. Per esempio, se bisogna fare le pulizie due ore dopo il check-out dell'opsite, selezionerò quello che appare qui sotto:

In questo modo, se il Check-out avviene alle 12:00, a Lucía verrà automaticamente assegnata l'attività di pulizia con orario alle 14:00.

*Ricorda che per ogni alloggio può esserci una sola receptionist e una sola persona di pulizia assegnata automaticamente. Se due persone della stessa area corrispondono, il sistema ve lo mostrerà e non vi permetterà selezionare.

*Non è ancora disponibile l'opzione che una persona possa essere assegnata ad una o più proprietà e non in altre. Se si seleziona questa opzione, il collaboratore sarà considerato "assegnato automaticamente" a tutte le strutture ricettive contrassegnate.

Posso automatizzare anche le e-mail?

Sì. Come hai visto, accanto a "assegnazione automatica" troviamo l'opzione "avvisare". Se si seleziona questa opzione, il dipendente riceverà ogni mattina, alle 7 del mattino, un'e-mail con i compiti assegnati per i prossimi tre giorni. Se non volete che sia fatto automaticamente, ricordate che potete inviare le email manualmente dalla schermata principale Check in / out.

Sapevi che puoi condividere un iCal con i tuoi dipendenti affinché visualizzino i loro incarichi in modalità calendario? 

Per fare ciò, dovrai solamente tornare al punto precedente "Il mio personale" e cliccare sul simbolo del calendario che si trova tra quello di modifica e il cestino che ti mostravamo precedentemente. In questo modo si genererà un link che potrai condividere con i tuoi dipendenti via email, SMS o qualsiasi altro canale tu desideri.

Per far sí che i tuoi dipendenti imparino a configurarlo nei loro computer o smartphone, possono leggere la seguente FAQ.

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