Precisa avisar a sua equipa de quando devem ir ao Check-in ou ao Check-out ou a que horas têm que limpar os alojamentos? AvaiBook permite essa possibilidade na janela "Check in / out" que encontrará na secção principal de "Planning".

Uma vez dentro da secção "Check in / out", pode clicar no botão "Pesquisar" para ver todas as tarefas pendentes ou ver por tipo, período, alojamento, zona, ou por tarefas como lhe mostramos na imagem. Neste exemplo, clicaremos em "Pesquisar" para mostrar-lhe todas as opções possíveis. Como pode ver, aparecem várias colunas. 

Podemos dividir-lo em três zonas principais: A primeira corresponde à área de receção, com a entrada de hóspedes (em verde) e a saída (em vermelho), a data e a hora na que se tem que realizar a tarefa e o nome do empregado que terá que a fazer. No meio, estaria a informação sobre a reserva: número de noites da estadia, o ID, o estado do Fast Check-in, o hóspede, as pessoas que estiveram e o alojamento. A terceira coluna refere-se à limpeza, com a mesma informação que a da receção: data, hora e nome do empregado.

Por último, encontramos uma última coluna que atua sobre as anteriores: envio de e-mails e edição. Clique para atribuir a tarefa.

Aqui, poderá indicar manualmente o empregado que realizará a tarefa, a data e a hora.

  • Lembre-se que aqui só vão aparecer o/os empregados que atribuiu a cada alojamento na configuração inicial. Se na criação do empregado, marcou que "Ana" só vai estar num dos alojamentos, não aparecerá como opção quando esteja a configurar as tarefas de outro. Por isso, é recomendável que quando configure um empregado marque que trabalhará em "todos os alojamentos" ou em todos aqueles nos que acha que existe a possibilidade de ir.

Também poderá adicionar notas que apareceram na janela principal ao clicar em cima do ícone de informação que pode ver a continuação na imagem anexa e decidir se quer ou não lhes enviar um e-mail notificando a tarefa. Nesse e-mail serão incluídas, além dos dados básicos, as notas que escreva e um pequeno resumo da reserva. 

*Não se preocupe que se esquece de marcar a casinha para enviar o e-mail quando edite a tarefa. Se quiser avisar o seu empregado, só terá que ir de novo à janela principal e clicar no ícone de e-mail, ao lado do de editar, e se enviará nesse momento.

Para isto, primeiro teve que criar os empregados e incluir o e-mail. Além disso, sabe que tem a possibilidade de automatizar a atribuição de tarefas para algum deles?

¿Encontró su respuesta?