Para criar novos empregados ou modificar outros já existentes só terá que ir à secção principal de "Planning". Clicar em Check in / out e depois clicar em "gerir pessoal", em cima à direita.

Irá a uma janela como a que lhe mostramos a continuação. Aqui poderá criar novos empregados além de ver, de maneira genérica, todos os que já tem e os cargos e opções que atribuiu a cada um deles. Quaisquer modificações possíveis as poderão realizar na secção "Ações". O primeiro ícone refere-se à edição, o segundo à partilha do calendário iCal (explicar-lhe-emos mais à frente) e o terceiro a apagar definitivamente o empregado.

Clique "Criar empregado" se quiser adicionar outro. Pediremos o nome, um email, no caso de que queira enviar-lhe e-mails, o cargo (receção ou limpeza) e o alojamento ao qual deverá ir.

*Se não indicar nenhum alojamento, de forma automática atribuir-lhe-emos todos os alojamentos.

*Se não selecionar a auto atribuição, lembre-se que é recomendável que indique que trabalharão em "todos os alojamentos" ou em todos aqueles que pense que existe a possibilidade de ter que ir. Assim, quando esteja a distribuir as tarefas manualmente na janela principal de Check in / out, lhe aparecerá o nome na lista de empregados que pode ir trabalhar ao alojamento cujas tarefas está a organizar nesse momento.

Mas, o que é a auto atribuição?

É uma ferramenta com a que poderá automatizar a atribuição de tarefas. Dito de outra maneira, permitir-lhe-á que selecione, por exemplo, a Lúcia como a rececionista fixa de dois, três, ou todos os apartamentos que queira, de tal forma que, no momento no que receba uma nova reserva, se lhe atribua a ela automaticamente a tarefa segundo as indicações que nos facilite. 

Esta programação obriga unicamente a que, no caso da limpeza, nos indique, depois de selecionar "Limpeza" e "Auto atribuir", quando quer que a realize. Por exemplo, se eu quero que a limpeza seja feita 2 horas depois do Check-out dos hóspedes, selecionarei o que aparece a continuação:

De esta forma, se o Check-out se faz às 12:00, a Lúcia se lhe atribuirá automaticamente a tarefa de limpeza às 14:00.

*Lembre-se de que só poderá ter um rececionista e uma pessoa de limpeza auto atribuída para cada alojamento. Se duas pessoas da mesma área coincidem, o sistema informá-lo-á e não lhe permitirá fazer essa seleção.

*Ainda não está disponível a opção de que uma pessoa esteja auto atribuída numa ou várias propriedades e em outras não. Se seleciona esta opção, o empregado será "auto atribuído" em todos os alojamentos que indique.

Também posso automatizar os emails?

Sim. Como já pode ver, ao lado de "Auto atribuir" encontramos "Avisar". Se seleciona esta opção, o empregado receberá todas as manhãs, às 7 am, um email com as tarefas que lhe foram atribuídas para os próximos três dias. Se não quiser que se realize de forma automática, lembre-se que pode enviar os emails manualmente desde a janela principal de Check in / out.

Sabia que pode partilhar um iCal com os empregados para que vejam as tarefas no calendário? Para o fazer, só terá que voltar secção anterior de "O Meu pessoal", e clicar no botão do calendário que aparece entre o de editar e o caixote do lixo que lhe mostramos anteriormente. Desta forma, criar-se-á um link que poderá partilhar com os seus empregados via email, SMS, ou qualquer outro canal que considere.


Para que aprenda a configurar-lho no PC ou telefone, pode ler a seguinte FAQ:

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